Wat iedere IT-beheerder moet weten over Office 365-handtekeningtools

Kies een oplossing die verbinding maakt met Microsoft Entra ID (Azure Active Directory) via de Microsoft Graph API. Dit maakt realtime synchronisatie van gebruikersgegevens mogelijk, zoals functietitels, afdelingen en aangepaste velden, zonder afhankelijk te zijn van CSV-bestanden of handmatige mapping.

Dynamische velden moeten fallback-logica en voorwaardelijke zichtbaarheid ondersteunen, zoals:

• Een mobiel nummer weergeven alleen als dit bestaat
• Automatisch regiogebonden disclaimers toevoegen
• Lege regels onderdrukken voor een nette indeling

Ondersteuning voor dynamische groepen, geneste beveiligingsgroepen en groepsfilters helpt bij schaalbaar beheer in complexe omgevingen.

Een veilig platform scheidt het ontwerp van e-mailhandtekeningen van de uitvoering. Toegangsbeheer op basis van rollen stelt IT in staat juridische en technische velden te beveiligen, terwijl updates kunnen worden gedelegeerd aan teams zoals Marketing of HR.

Bijvoorbeeld:

• IT beheert disclaimers en mailinstellingen
• Marketing past banners, tekst en visuele elementen aan
• Regionale beheerders lokaliseren inhoud zonder globale regels te wijzigen

Alle wijzigingen moeten worden bijgehouden en gelogd voor compliance-auditing.

Gekoppelde afbeeldingen leiden vaak tot het blokkeren van afbeeldingen in Outlook of worden niet weergegeven achter bedrijfsfirewalls. Zorg voor ondersteuning van ingesloten afbeeldingen met Base64-opmaak, wat ervoor zorgt dat:

• Afbeeldingen meteen bij de eerste keer openen worden weergegeven
• Er geen afhankelijkheid is van externe hosting of netwerktoegang
• Minder supporttickets voor kapotte branding nodig zijn

Het platform moet ook compressie en optimalisatie van afbeeldingencodering ondersteunen om de berichtgrootte te verminderen en de levering te verbeteren.

Slepen-en-neerzetten ontwerp is handig, maar de echte kracht ligt in wat eronder draait. Een robuuste sjabloonengine moet bevatten:

• Conditionele logica om blokken te verbergen of weer te geven
• Lay-outwisselingen op basis van rol of senioriteit
• HTML-backupondersteuning voor mobiele apparaten en geavanceerde opmaak

Het moet volledige HTML- en CSS-bewerking ondersteunen en de import van extern gebouwde sjablonen mogelijk maken.

Wanneer e-mailsignaturen na het verzenden worden toegepast, kunnen gebruikers vaak niet zien wat er is afgeleverd. Zoek naar een platform dat het uiteindelijke ondertekende bericht terugschrijft naar Verzonden items.

Dit verhoogt de transparantie en vermindert verwarring door gebruikers te laten bevestigen:

• Dat de juiste handtekening is gebruikt
• Dat inhoudsupdates zijn toegepast
• Dat campagne-elementen correct zijn weergegeven

Deze functie is afhankelijk van veilige, API-gebaseerde berichtverwerking en vertrouwde Microsoft 365-appmachtigingen.

Exclaimer stelt veilige connectors in jouw Microsoft 365-omgeving in om e-mails via zijn Azure-service te routeren na verzending en vóór levering. Hierdoor kan een handtekening server-side worden toegepast zonder tussenkomst van de gebruiker.

• De e-mail verlaat de mailbox van de afzender
• Het wordt naar Exclaimer gerouteerd voor verwerking
• Een handtekening wordt toegepast met behulp van regels en gebruikersgegevens
• De ondertekende e-mail keert terug naar Microsoft 365 voor levering

Gebruikersgegevens worden rechtstreeks gesynchroniseerd via Azure Active Directory met behulp van de Microsoft Graph API. Dit zorgt ervoor dat dynamische velden accuraat blijven en actuele rollen, contactgegevens en attributen weerspiegelen.

• Ondersteunt standaard- en aangepaste velden
• Maakt voorwaardelijke logica mogelijk, zoals disclaimers op basis van locatie of banners per afdeling
• Werk automatisch bij op een gedefinieerd schema
• Laat beheerders bepalen welke gegevens worden opgehaald en toegepast

De Outlook Add-in van Exclaimer toont gebruikers hun live handtekening terwijl ze e-mails opstellen in Outlook voor Windows, Mac en internet.

• Haalt sjablonen rechtstreeks op uit het Exclaimer-platform
• Geeft een voorbeeld van de definitieve handtekening in de e-mail
• Vereist geen gebruikersinstellingen of lokale software
• Centraaldeploy vanuit het Microsoft 365-beheercentrum met automatische updates

Exclaimer wordt volledig vanuit de cloud beheerd. Er is geen behoefte aan groepsbeleid, inlogscripts of desktopagents. Alles wordt beheerd vanuit één centraal dashboard.

E-mails worden via Exclaimer's Azure-service gerouteerd met behulp van TLS-versleutelde connectors die zijn geconfigureerd in Exchange Online. Deze zijn beperkt tot IP-adressen en beveiligd via certificaatgebaseerde authenticatie, waardoor ongeautoriseerde toegang of onderschepping van berichten wordt voorkomen.

Exclaimer slaat geen e-mailinhoud op of archiveert deze. E-mailsignaturen worden in realtime toegepast terwijl het bericht door het platform stroomt, waarna het wordt teruggestuurd naar Microsoft 365 voor bezorging. Deze stateless benadering verkleint het aanvalsoppervlak, wat betekent dat gevoelige inhoud nooit op servers van derden wordt opgeslagen.

Beheerders gebruiken op rollen gebaseerde toegang om bevoegdheden te definiëren voor IT, Marketing en Compliance. Elke wijziging in sjablonen of instellingen wordt gelogd met gebruikersattributie, wat volledige zichtbaarheid biedt voor audits en compliancecontroles.

Exclaimer is gecertificeerd volgens internationaal erkende normen, waaronder:

• ISO 27001 voor informatiebeveiligingsbeheer
• ISO 27018 voor cloudprivacy
• SOC 2 Type II voor beveiliging, beschikbaarheid en vertrouwelijkheid
• Microsoft 365-certificering voor vertrouwde app-integratie

Om te voldoen aan vereisten voor gegevenssoevereiniteit biedt Exclaimer regionale hostingopties via Microsoft Azure in het VK, de EU, de VS, Canada, het Midden-Oosten en Australië. Dit helpt te voldoen aan lokale regelgeving zoals GDPR en CCPA, en sluit aan bij interne beleidsregels voor data-opslag.

Wanneer sommige mailboxen on-premises in Exchange blijven en andere in Exchange Online staan, past Exclaimer handtekeningen toe via server-side verwerking. Berichten worden via Exchange Online connectors gerouteerd, zodat elke e-mail de juiste, centraal beheerde e-mailhandtekening krijgt.

Dit werkt op alle clients en apparaten zonder lokale configuratie of tussenkomst van gebruikers.

Exclaimer stelt beheerders in staat om meerdere tenants vanuit één interface of afzonderlijk te beheren, afhankelijk van de organisatiestructuur. Toegang kan worden gedelegeerd per tenant, regio of afdeling, wat vooral handig is voor:

• Managed service providers
• Multinationale bedrijven
• Bedrijven die te maken hebben met fusies of overnames

Het is niet nodig om sjablonen te dupliceren of afzonderlijke beleidsregels te onderhouden. Exclaimer stelt je in staat om branding, compliance en e-mailhandtekeningupdates over tenants heen te beheren vanuit één platform.

De synchronisatie begint met een eenmalige toestemming van een Microsoft 365-beheerder met globale rechten. Exclaimer gebruikt gedelegeerde machtigingen, volgt de OAuth 2.0-standaarden, en past alleen de minimaal vereiste leesrechten toe.

• Er worden geen inloggegevens opgeslagen
• Alleen geautoriseerde tenant-brede alleen-lezen toegang is toegestaan
• De synchronisatie draait automatisch elke één tot twee uur

Exclaimer haalt zowel standaard als aangepaste velden uit elk Azure AD-gebruikersprofiel, waaronder:

• Weergavenaam
• Functie en afdeling
• Kantoor en telefoonnummer
• Manager en directe medewerkers
• Aangepaste velden zoals business unit of taalvoorkeur

Beheerders selecteren welke attributen worden gebruikt, waardoor ze controle houden over de inhoud van handtekeningen en gegevensbescherming.

Templates gebruiken dynamische placeholders die worden gevuld met live waarden tijdens het genereren van e-mailhandtekeningen. Als een veld leeg is, voorkomen fallback-regels een gebroken opmaak:

• Laat het veld leeg
• Gebruik een standaardwaarde
• Verberg de regel volledig om de lay-out netjes te houden

Exclaimer ondersteunt geavanceerde regels op basis van elk gesynchroniseerd attribuut. Bijvoorbeeld:

• Toon campagnewidgets alleen voor het Sales-team
• Pas regionale disclaimers toe op basis van kantoorlocatie
• Gebruik taalvarianten afhankelijk van de voorkeurstaal van de gebruiker

Templates kunnen worden toegewezen aan beveiligingsgroepen van Microsoft 365 of distributiegroepen, waarmee gerichte handtekeningenbeleid op schaal kan worden toegepast.

Naarmate rollen, afdelingen of contactgegevens veranderen in Azure AD, worden e-mailhandtekeningen automatisch bijgewerkt. Dit zorgt ervoor dat elke e-mail actueel, consistent en compliant blijft zonder dat IT iets hoeft te doen.

Exclaimer maakt gebruik van native Exchange Online-connectoren om uitgaande e-mails via zijn service te routeren. Deze worden versleuteld met TLS 1.2 of hoger en geverifieerd door IP en certificaat.

• Geen inkomende e-mails worden via Exclaimer gerouteerd
• MX-records blijven ongewijzigd
• E-mails worden verwerkt tijdens verzending en teruggeleverd aan Microsoft 365

Het platform wordt gehost in Microsoft Azure, wat de fysieke en netwerkbeveiliging van Microsoft overneemt.

Exclaimer werkt in realtime en past handtekeningen toe terwijl e-mails worden verwerkt. Berichten worden in het geheugen verwerkt en nooit opgeslagen, gelogd of op schijf geschreven.

• Geen berichtinhoud wordt bewaard
• Elimineert risico op opgeslagen gegevens
• Voldoet aan zero-retention-beleid

Exclaimer ondersteunt regionale hosting in Microsoft Azure-datacenters in de EU, VK, VS, Canada en Australië. Dit helpt organisaties om te voldoen aan dataresidency- en governance-eisen door te bepalen waar e-mails worden verwerkt.

Bezoek exclaimer.com om een 14-daagse proefperiode te starten. Geen betalingsgegevens nodig. Je krijgt volledige toegang tot beheerdersfuncties, sjablonen en integraties.

Als jouw organisatie meer dan 100 gebruikers heeft, kan een toegewijde Customer Success Manager helpen bij de installatie, gebruikersprovisioning en uitrol.

De setup wizard begeleidt je bij een veilige authenticatie met Microsoft 365 global admin-gegevens. Exclaimer maakt verbinding met je tenant via de Microsoft Graph API en configureert de e-mailstroom met minimale rechten.

Deze stap omvat:

• Autoriseren van Azure AD-toegang via Microsoft’s OAuth 2.0
• Creëren van Exchange Online-connectors en transportregels
• Valideren van e-mailrouting zonder MX-records te wijzigen

De volledige setup duurt meestal minder dan 30 minuten.

Exclaimer importeert gebruikerskenmerken zoals functietitel, afdeling en contactgegevens vanuit Azure Active Directory. Je kunt deze synchronisatie beperken tot specifieke groepen of organisatorische eenheden.

Dynamische velden en logica kunnen direct worden bekeken om de nauwkeurigheid van de lay-out te bevestigen.

Ontwerp e-mailhandtekeningensjablonen met Exclaimer’s drag-and-drop editor of importeer bestaande HTML. Voeg gebruikersgegevens, juridische disclaimers, promotionele banners toe of pas regels toe op basis van kenmerken zoals regio of afdeling.

Sjablonen kunnen worden gericht op bedrijfsunit, rol of locatie voor volledige controle.

Kies hoe e-mailhandtekeningen worden toegepast:

• Server-side: Berichten worden via Exclaimer gerouteerd en handtekeningen worden automatisch toegevoegd
• Client-side: Gebruik de Outlook Add-in om de handtekening te tonen tijdens het opstellen
• Hybride: Combineer beide methoden voor volledige dekking en zichtbaarheid

Client-side implementatie wordt centraal via het Microsoft 365 Admin Center gepusht.

Bekijk handtekeningen per gebruiker, simuleer beleidsregels en verifieer de setup voordat je live e-mailstroom inschakelt. Na activering worden handtekeningen automatisch toegepast volgens je configuratie—geen gebruikersactie nodig.