Wat IT-teams moeten weten over hoe Exclaimer in je techstack past
8 August 2025
0 min read
Kort samengevat
- Exclaimer sluit direct aan op je bestaande systemen en past handtekeningen automatisch toe zonder plugins, scripts of handmatige opmaak
- Microsoft 365, Google Workspace, CRM-, kalender- en videotools worden standaard ondersteund, met beleidsmatige controle over elke integratie
- Rechten op basis van rollen zorgen ervoor dat Marketing en Legal ontwerpen en disclaimers kunnen beheren zonder IT-beveiliging of toezicht in gevaar te brengen
- Ingebouwde auditlogs, versiegeschiedenis en directory-synchronisatie zorgen ervoor dat elke handtekening accuraat, compliant en centraal beheerd blijft
Het beheren van e-mailhandtekeningen over afdelingen, platforms en apparaten heen is een constante bron van frustratie voor IT. Templates raken uit sync. Disclaimers worden gemist. Updates veroorzaken tickets. De native tools in Microsoft 365 en Google Workspace bieden maar beperkte mogelijkheden, waardoor je blijft zitten met scripts, plugins of gebruikersomwegen.
Je bent hier omdat je overweegt om Exclaimer's oplossing voor e-mailhandtekeningbeheer te gebruiken. Je wilt weten of het past in je bestaande systemen en of het echt de handmatige werkzaamheden vermindert.
Deze gids laat zien hoe het platform verbinding maakt met verschillende systemen, campagne- en complianceworkflows ondersteunt en tools biedt die specifiek voor IT zijn gebouwd.
Waarom native e-mailtools niet schaalbaar zijn voor e-mailhandtekeningbeheer
De meeste IT-teams hebben niet de tijd of middelen om e-mailhandtekeningen handmatig te beheren. Maar dat is precies wat de native functies van Microsoft 365 en Google Workspace hen dwingen te doen.
Outlook laat gebruikers hun eigen templates plakken. Gmail biedt basisopmaakopties. Geen van beide ondersteunt centraal beheer van e-mailhandtekeningen, handhaving van beleid of audittracking. Hierdoor vult IT de gaten op met inconsistente oplossingen.
Veelvoorkomende oplossingen zijn:
PowerShell-scripts schrijven om Outlook-handtekeningen te pushen, die vervolgens weer breken of worden overschreven
Helpdesktickets afhandelen telkens wanneer iemand van functie verandert of er een nieuwe campagne wordt gelanceerd
Meerdere versies beheren voor desktop-, mobiel- en webmailclients
Verwachten dat gebruikers elke keer het juiste template kopiëren en plakken
Er is geen centraal dashboard. Geen versiecontrole. Geen manier om te verifiëren wat daadwerkelijk is verzonden. Dit creëert onnodige risico’s en kost tijd van teams die al overbelast zijn.
Gecentraliseerde controle over Microsoft 365 en Google Workspace
Exclaimer integreert op infrastructuurniveau om e-mailhandtekeningen consistent en automatisch toe te passen. Er zijn geen scripts, plugins of gebruikersconfiguratie nodig.
Of je nu een volledig cloudomgeving of een hybride Exchange-opstelling beheert, elke e-mail blijft on-brand, compliant en onder IT-controle.
Microsoft 365-integratie: Hoe het werkt
| Component | Beschrijving |
|---|---|
| Server-side implementatie | E-mails worden gerouteerd via Exchange Online connectors. Handtekeningen worden na verzending toegepast en vereisen geen actie van de gebruiker. |
| Entra ID (Azure AD) synchronisatie | Exclaimer maakt verbinding via gedelegeerde machtigingen om directorygegevens zoals functietitel, afdeling, telefoonnummer en locatie op te halen. |
| Outlook Add-in | Optionele add-in waarmee gebruikers sjablonen kunnen bekijken en wisselen vanuit het Outlook-venster. Beheer wordt centraal geregeld. |
| Beleidslogica | Beheerders passen regels toe op basis van Entra ID (Azure AD)-attributen. Handtekeningen worden automatisch toegewezen met behulp van dynamische velden en voorwaardelijke logica. |
| Infrastructuur | Exclaimer wordt gehost op Microsoft Azure. Er zijn geen MX-recordwijzigingen nodig. Het platform maakt gebruik van Microsoft Graph API's en is gecertificeerd voor Microsoft 365. |
| Hybride ondersteuning | Ondersteunt Exchange hybride omgevingen, inclusief zowel cloud- als on-premises configuraties. Server-side, client-side of gemengde modi worden ondersteund. |
Wat dit betekent voor IT
Geen GPO, PowerShell of registeraanpassingen vereist
Geen ticketachterstand voor formattering of updates
Geen risico op sjabloondrift tussen teams of apparaten
Wijzigingen in [Entra ID (Azure AD)](https://support.exclaimer.com/hc/en-gb/articles/5351504980509-Which-Azure-Active-Directory-attributes-can-be-synced-to-Exclaimer-Signatures-for-Microsoft-365) worden automatisch weergegeven
Elke e-mail heeft een consistente, beleidsgestuurde handtekening
Google Workspace-integratie: Hoe het werkt
| Component | Beschrijving |
|---|---|
| Server-side implementatie | E-mails worden gerouteerd via een beveiligde SMTP-relay. Exclaimer past de handtekening toe na het verzenden en stuurt het bericht door naar de ontvanger. |
| Directory synchronisatie | Verbindt via beveiligde API-toegang om gebruikersattributen te synchroniseren vanuit Google Directory, inclusief functietitel, afdeling, locatie en contactgegevens. |
| Client-side optie | Ondersteuning voor Gmail API stelt gebruikers in staat hun toegewezen handtekening te bekijken tijdens het opstellen van een bericht. Deze functie is optioneel en wordt centraal beheerd. |
| Beleidslogica | Beheerders definiëren handtekeningregels met behulp van Google Directory-attributen. Handtekeningen worden automatisch toegepast op basis van deze parameters. |
| Geen gebruikersinstellingen | Gebruikers hoeven geen handtekeningen te creëren, bij te werken of te selecteren. Alle wijzigingen worden via het beheerdersportaal aangebracht en automatisch gesynchroniseerd. |
| Infrastructuur | Exclaimer is volledig cloudgebaseerd en gehost op Microsoft Azure. Er zijn geen wijzigingen in mailrouting of DNS-configuratie vereist. |
Wat dit betekent voor IT
Handtekeninglogica wordt één keer gedefinieerd en toegepast op elke e-mail
Gebruikersgegevens in Google Directory worden automatisch bijgewerkt
Geen sjablonen, extensies of scripts nodig
Wijzigingen zijn direct, consistent en centraal beheerd
Gebruikers zien hun handtekening precies zoals geconfigureerd, op alle apparaten
Verbind Exclaimer met je CRM, agenda en sociale tools
Functies zoals campagnebanners, planningslinks en sociale inhoud zijn waardevol voor teams buiten IT. Dit omvat Marketing, Sales en Customer Success. Exclaimer maakt het eenvoudig voor IT om die teams te voorzien van wat ze nodig hebben, zonder de controle te verliezen.
Je kunt toegang toewijzen aan specifieke groepen met rolgebaseerde machtigingen. Marketing kan visuele inhoud beheren. Juridisch kan e-maildisclaimers handhaven. Alle wijzigingen blijven binnen de door IT gedefinieerde kaders. Handtekeningen worden automatisch toegepast en centraal bijgewerkt, zonder dat gebruikers iets hoeven te doen.
Dit houdt IT buiten de dagelijkse uitvoering, terwijl volledige zichtbaarheid over systemen behouden blijft.
Hoe Exclaimer integreert met tools
| Functie | Ondersteunde tools | Hoe Exclaimer integreert | Voorbeeld workflow |
|---|---|---|---|
| CRM-targeting | HubSpot, Salesforce | Gebruikt OAuth en API-sync om banners en handtekeningen toe te wijzen op basis van lijsten, campagnes of dealfasen voor gerichte ABM-campagnes | Leads van een webinarlijst ontvangen een follow-up e-mail met een campagne-specifieke banner |
| Campagne-uitvoering | HubSpot, marketing automation platforms | Marketing uploadt creatieve content in Exclaimer en past regels toe per regio, team of afdeling | Een productlancering banner wordt gedurende een bepaalde tijd weergegeven in alle e-mails van Sales en CX |
| Planningslinks | Calendly, Chili Piper, Microsoft Bookings | Directory-velden plaatsen de link van elke medewerker op de juiste plek in de handtekening | Accountmanagers hebben vanaf dag één automatisch de juiste "Boek een afspraak"-link |
| Sociale feeds | LinkedIn, Facebook | Verbindt met bedrijfspagina's en toont de nieuwste sociale content via een beveiligde API | De nieuwste blogpost of wervingscampagne verschijnt in de handtekeningen van het team |
| Verkoopuitingen | Salesforce, Outreach, Zendesk, Gmail, Outlook | Past op beleid gebaseerde handtekeningen toe op zowel geautomatiseerde als handmatige berichten | CS-teams die Zendesk gebruiken, voegen automatisch juridische disclaimers en NPS-banners toe |
| Betrokkenheid volgen | Google Analytics, UTM-parameters | Voegt automatisch campagnetracking toe aan banners en links in handtekeningen | Marketing kan nieuwe demo-aanvragen toewijzen aan specifieke banners in e-mails van medewerkers |
Beheerervaring: Wat IT regelt
No-code logica voor het toewijzen van banners en links aan teams, afdelingen of campagnes.
Veilige directory-synchronisatie voor velden zoals functietitel en locatie.
Rolgebaseerde toegangscontrole zodat Marketing visuals kan beheren zonder impact op het handtekeningenbeleid.
Versiegeschiedenis en audit logging om elke wijziging bij te houden.
Breid uw merk uit naar elke videogesprek met Meeting Branding
De Meeting Branding-functie van Exclaimer geeft IT volledige controle over hoe uw organisatie wordt weergegeven in videogesprekken. Het past goedgekeurde achtergronden en naamoverlays toe op videoplatforms zoals Microsoft Teams, Zoom en Google Meet.
Eenmaal geconfigureerd, ontvangt elke gebruiker de juiste achtergrond op basis van zijn of haar rol, team of locatie.
Hoe Meeting Branding werkt
| Component | Beschrijving |
|---|---|
| Platformcompatibiliteit | Ondersteunt grote videoplatforms zoals Zoom, Microsoft Teams en Google Meet |
| Achtergrondlevering | Gemerkte virtuele achtergronden worden gepusht met behulp van native beheertools en API's |
| Gebruikersoverlays | Naam, titel en afdeling verschijnen automatisch via directory-synchronisatie |
| Directory-synchronisatie | Verbindt met Entra ID (Azure) AD of Google Directory om gebruikersgegevens te synchroniseren |
| Beleidscontrole | IT bepaalt welke afdelingen of gebruikers welke gemerkte achtergrond ontvangen—configureerbaar per AD-groep, OU of regio |
| Sjabloontoewijzing | Achtergronden worden toegewezen per team, afdeling of regio |
| Uitrol | Wijzigingen in functietitels, teams of goedgekeurde achtergronden worden automatisch doorgevoerd |
Praktijkvoorbeelden
| Scenario | Resultaat Exclaimer |
|---|---|
| Een nieuwe medewerker sluit zich aan bij het Sales-team | Zijn/haar gegevens worden op dag één gesynchroniseerd, en videogesprekken tonen automatisch de juiste branding zonder handmatige instelling |
| Het bedrijf rebranded of update het logo | IT uploadt de nieuwe achtergrond en wijst deze toe aan alle gebruikers. Het wordt direct op alle platforms geactiveerd |
| Een campagne moet worden gepromoot | Marketing maakt een nieuwe achtergrond en wijst deze toe aan specifieke afdelingen. Geen helpdeskondersteuning vereist |
Beheerervaring: Wat IT kan controleren
Gecentraliseerde controle over alle visuele sjablonen en regels
Rolgebaseerde toegang om brandingteams het ontwerp te laten beheren, terwijl IT het beleid afdwingt
Geen gebruikersconfiguratie nodig—medewerkers hoeven geen achtergronden handmatig te uploaden of te selecteren
Auditzichtbaarheid voor versiegeschiedenis en status van achtergronddistributie
Automatiseer naleving en controle op schaal
Beveiliging en naleving staan centraal in de waarde van Exclaimer voor IT-geleide teams. Elke handtekening wordt beheerst door beleid, server-side toegepast, en geleverd zonder gegevens bloot te stellen of downstream risico te introduceren.
Van identiteitsbeheer en toegangscontrole tot audittrails en gegevensresidency, Exclaimer is ontworpen om veilig te opereren in gereguleerde bedrijfsomgevingen.
Nalevingsfuncties en beleidscontrole
| Capaciteit | Beschrijving |
|---|---|
| Dynamische disclaimers | Wijs automatisch de juiste juridische tekst toe op basis van gebruikerslocatie, team of bedrijfsunit |
| Sjabloonvergrendeling | Voorkom ongeautoriseerde bewerkingen door specifieke velden of ontwerpelementen te vergrendelen |
| Versiegeschiedenis | Volg elke wijziging in lay-out of beleid met volledige zichtbaarheid door de tijd heen |
| Auditlogs | Bekijk wie welke wijzigingen heeft aangebracht, wanneer en met welke rechten |
| Toegangscontrole op basis van rol (RBAC) | Wijs rechten toe per rol, zodat Legal, Marketing of HR alleen kan bewerken wat zij beheren |
| Goedkeuringsworkflows | Optionele beoordelingsstappen voordat wijzigingen live gaan, zodat IT het laatste toezicht heeft |
| Gegevensresidentie | Kies waar gegevens worden gehost per regio (VS, VK, DE, NL, AU, AE, CA) |
| Geen gebruikersomzeiling | Server-side toepassing betekent dat gebruikers beleid niet kunnen omzeilen of disclaimers kunnen verwijderen |
Identiteits- en infrastructuurbeveiliging
| Component | Beschrijving |
|---|---|
| Authenticatie | Ondersteunt Single Sign-On (SSO) met MFA en inloggen via Microsoft 365 of Google Workspace |
| Directory-integratie | Verbindt veilig met Azure AD of Google Directory met alleen-lezen rechten |
| RBAC en gebruikersvoorziening | Wijs beheerdersrechten toe per groep of rol, met optionele gelaagde controles |
| Versleuteling | Gebruikt TLS 1.2 of hoger tijdens verzending, en AES 256-bits versleuteling in rust |
| Tenant-isolatie | Elke klantomgeving is logisch gesegmenteerd in de infrastructuur |
| Gegevensbeheer | Handtekening lay-outs en regels worden opgeslagen. Berichteninhoud wordt nooit bewaard |
Operationele en platformbeveiliging
| Gebied | Details |
|---|---|
| Penetratietesten | Regelmatig uitgevoerd door gecertificeerde derden over systemen en eindpunten |
| Veilige ontwikkeling | Broncodes worden gescand, beoordeeld en getest via een veilige SDLC (Software Development Life Cycle) |
| Patchbeheer | Beveiligingspatches worden uitgerold als onderdeel van een gecontroleerde implementatie met gedefinieerde tijdlijnen |
| Monitoring en waarschuwingen | Alle infrastructuur wordt continu bewaakt met geautomatiseerde incidentworkflows |
| Interne toegangscontrole | Toegang van medewerkers is beperkt per functie en wordt regelmatig beoordeeld |
Certificeringen en nalevingskaders
| Kader of certificering | Status |
|---|---|
| SOC 2 Type II | Gecertificeerd |
| ISO 27001 & ISO 27018 | Gecertificeerd |
| Microsoft 365 Gecertificeerd | Gecertificeerd |
| CSA STAR-register | Geregistreerd en actief |
| Cyber Essentials | Gecertificeerd |
| PCI DSS gereedheid | Beoordeeld (Exclaimer verwerkt of bewaart geen betalingsgegevens) |
| Naleving van gegevensregels | In lijn met regionale gegevensverwerkingswetten en modelclausules zoals GDPR en CCPA |
Bekijk alle accreditaties op het Exclaimer Trust Portal.
Waarom IT-teams kiezen voor Exclaimer boven alternatieven
Veel e-mailhandtekeningsoftware biedt alleen basisfunctionaliteiten. Maar als je behoefte hebt aan beleidscontrole, schaalbaarheid en integratie met al je systemen, voldoen maar weinig platforms aan de eisen van IT.
Wat Exclaimer onderscheidt, is de uitgebreide functionaliteit voor meerdere toepassingen. Het doet meer dan alleen e-mailhandtekeningen toepassen. Het maakt delegatie mogelijk zonder concessies te doen, handhaaft juridische en merkconsistentie zonder actie van gebruikers, en integreert rechtstreeks met CRM-, plannings- en campagnetools om van e-mail een meetbaar marketing- en compliancekanaal te maken.
Vergelijking naast elkaar
| Functie of mogelijkheid | Exclaimer | CodeTwo | WiseStamp |
|---|---|---|---|
| Microsoft 365-integratie | Server + client + Azure AD-synchronisatie | Server (cloud/combo) + client preview | Alleen basis Outlook-modi |
| Google Workspace-integratie | ✔ Native ondersteuning | ❌ Niet ondersteund | ✔ Alleen Gmail-client |
| CRM-targeting (HubSpot, SFDC) | ✔ API-gebaseerde personalisatie | ❌ Geen native CRM-gestuurde targeting | ❌ Niet ondersteund |
| Campagnebannerplanning | ✔ Wisselende banners, datumgebaseerde logica | Beperkte regelgebaseerde statische banners | ❌ Niet ondersteund |
| Merkbranding voor meetings (Zoom/Teams/Google Meet) | ✔ Ondersteund | ❌ Niet ondersteund | ❌ Niet ondersteund |
| Live sociale feed content | ✔ API gekoppeld | ❌ Alleen statische iconen | ❌ Alleen statische iconen |
| Toegangsrollen en workflows | ✔ Volledige RBAC met goedkeuringscontrole | ✔ Geavanceerde delegatie via Microsoft-groepstoegang | Gedeeltelijke basisbeheerteamcontrole |
| Juridische en compliance functies | ✔ Dynamische disclaimers, auditlogs, vergrendeling | Basis sjablonen, regelgebaseerde handtekeningen | ❌ Niet ondersteund |
| Outlook-handtekeningvoorbeeld & weergave in verzonden items | ✔ Add-in preview en update in verzonden items | ✔ Componeren en voorbeeld verzonden items | ❌ Niet volledig ondersteund |
| Opties voor implementatie van data residency | ✔ V.S., VK, DE, NL, AU, AE, CA | ✔ Meerdere Azure-regio's | ✔ V.S./EU; beperkte flexibiliteit |
| Ondersteuning voor hybride Exchange | ✔ Cloud of on-prem Active Directory compatibel | ✔ Aparte Exchange-agent voor on-prem omgevingen | ❌ Beperkt tot cloudomgevingen |
| Certificeringen & audits | ✔ SOC 2 Type II, ISO 27001/18, CSA STAR, PCI DSS, Cyber Essentials, SecurityScorecard A, Microsoft 365-certificering | ✔ ISO 27001/18, Cyber Essentials, Microsoft 365-certificering, SecurityScorecard A | ❌ Geen derde partij informatie |
Waarom Exclaimer de juiste keuze is voor IT
Exclaimer is het enige e-mailhandtekeningplatform dat integratiediepte, gecentraliseerde controle en beleidsafdwinging samenbrengt in één oplossing. Het helpt IT-teams om handmatig werk te verminderen, risico's te beheren en branding en compliance te ondersteunen zonder controle in te leveren.
Kies voor Exclaimer als je:
Gebruikers wilt beheren in Microsoft 365, Google Workspace of beide
Handtekeningupdates wilt stroomlijnen en handmatig werk wilt verminderen
Compliancebeleid wilt afdwingen over regio's of teams heen
Marketing- en juridische vereisten wilt ondersteunen zonder IT-controle op te geven
Heldere audittrails en rolgebaseerde toegang zonder complexiteit wilt mogelijk maken
Klaar om het in actie te zien?
Plan een demo en ontdek hoe Exclaimer in jouw systeem past, beleid automatiseert en IT volledige controle geeft zonder het bedrijf te vertragen.
