Was IT-Teams über die Integration von Exclaimer in Ihren Tech-Stack wissen sollten
8 August 2025
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TL;DR
- Exclaimer verbindet sich direkt mit Ihren bestehenden Systemen und wendet Signaturen automatisch an – ganz ohne Plugins, Skripte oder manuelle Formatierung.
- Microsoft 365, Google Workspace, CRM-, Kalender- und Videotools werden nativ unterstützt, mit richtlinienbasierter Steuerung für jede Integration.
- Rollenbasierte Berechtigungen ermöglichen es Marketing und Legal, Design und Disclaimer zu verwalten – ohne IT-Sicherheit oder Kontrolle zu gefährden.
- Integrierte Audit-Trails, Versionshistorie und Verzeichnissynchronisierung sorgen dafür, dass jede Signatur korrekt, konform und zentral verwaltet bleibt.
Die Verwaltung von E-Mail-Signaturen über Abteilungen, Plattformen und Geräte hinweg ist für IT ein ständiger Reibungspunkt. Vorlagen geraten aus dem Takt. Disclaimer fehlen. Updates führen zu Support-Tickets. Und die nativen Tools in Microsoft 365 und Google Workspace reichen nicht aus – stattdessen sind oft Skripte, Plugins oder Workarounds nötig.
Sie sind hier, weil Sie die Signaturlösung von Exclaimer in Betracht ziehen. Sie möchten wissen, ob sie sich in Ihre bestehenden Systeme einfügt – und ob sie wirklich manuelle Arbeit reduziert.
Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie die Plattform systemübergreifend verbindet, Kampagnen- und Compliance-Workflows unterstützt und speziell für die IT entwickelte Tools bietet.
Warum native E-Mail-Tools beim Signatur-Management nicht skalieren
Die meisten IT-Teams haben weder Zeit noch Ressourcen, E-Mail-Signaturen manuell zu verwalten. Doch genau dazu zwingen die nativen Funktionen in Microsoft 365 und Google Workspace.
Outlook erlaubt es Nutzenden, eigene Vorlagen einzufügen. Gmail bietet grundlegende Formatierungsoptionen. Keine der Plattformen ermöglicht jedoch eine zentrale Verwaltung, Richtliniensteuerung oder Audit-Protokollierung. IT-Teams bleiben mit inkonsistenten Übergangslösungen auf sich allein gestellt.
Häufige Workarounds:
PowerShell-Skripte, um Outlook-Signaturen zu verteilen – bis sie überschrieben oder nicht mehr unterstützt werden
Support-Tickets bei jeder Rollenänderung oder neuen Kampagne
Separate Signaturversionen für Desktop, Mobile und Webmail
Die Hoffnung, dass Nutzende bei jeder Mail die richtige Vorlage kopieren
Es gibt kein zentrales Dashboard. Keine Versionskontrolle. Keine Möglichkeit, nachzuvollziehen, was tatsächlich versendet wurde. Das schafft unnötige Risiken und bindet Zeit in ohnehin stark ausgelasteten IT-Teams.
Zentrale Steuerung für Microsoft 365 und Google Workspace
Exclaimer integriert sich auf Infrastrukturebene, um E-Mail-Signaturen automatisch und konsistent anzuwenden – ganz ohne Skripte, Plugins oder Benutzerkonfiguration.
Ob Cloud-only oder hybride Exchange-Umgebung: Jede E-Mail bleibt markenkonform, regelkonform und unter IT-Kontrolle.
Microsoft 365-Integration: So funktioniert’s
| Komponente | Beschreibung |
|---|---|
| Serverseitige Bereitstellung | E-Mails werden über Exchange Online-Connectors weitergeleitet. Signaturen werden nach dem Senden angewendet – ganz ohne Benutzereingriff. |
| Entra ID (Azure AD)-Synchronisierung | Exclaimer greift mit delegierten Berechtigungen auf Verzeichnisdaten wie Position, Abteilung, Telefonnummer und Standort zu. |
| Outlook-Add-in | Optionales Add-in, das es Nutzenden ermöglicht, Vorlagen direkt im Outlook-Erstellungsfenster zu sehen und auszuwählen. Die Steuerung erfolgt zentral. |
| Richtlinienlogik | Administratoren definieren Regeln basierend auf Entra ID (Azure AD)-Attributen. Signaturen werden dynamisch und regelbasiert zugewiesen. |
| Infrastruktur | Exclaimer wird auf Microsoft Azure gehostet. MX-Record-Anpassungen sind nicht erforderlich. Die Plattform nutzt Microsoft Graph APIs und ist Microsoft 365-zertifiziert. |
| Hybrid-Unterstützung | Unterstützt hybride Exchange-Umgebungen, sowohl Cloud- als auch lokale Konfigurationen. Serverseitige, clientseitige oder gemischte Modi werden unterstützt. |
Was das für IT bedeutet
Keine GPOs, PowerShell-Skripte oder Registry-Anpassungen nötig
Kein Ticket-Stau für Formatierung oder Updates
Keine Abweichungen bei Signaturen über Teams und Geräte hinweg
Änderungen in Entra ID (Azure AD) werden automatisch übernommen
Jede E-Mail erhält eine konsistente, richtlinienbasierte Signatur
Google Workspace-Integration: So funktioniert’s
| Komponente | Beschreibung |
|---|---|
| Serverseitige Bereitstellung | E-Mails werden über ein sicheres SMTP-Relay weitergeleitet. Exclaimer fügt die Signatur nach dem Senden hinzu und leitet die Nachricht weiter. |
| Verzeichnissynchronisierung | Verbindet sich über eine sichere API mit dem Google Directory, um Attribute wie Position, Abteilung, Standort und Kontaktdaten zu synchronisieren. |
| Clientseitige Option | Die Gmail API erlaubt es Nutzenden, ihre Signatur beim Schreiben einer Nachricht anzuzeigen. Diese Funktion ist optional und zentral steuerbar. |
| Richtlinienlogik | Administratoren definieren Signaturregeln basierend auf Google Directory-Attributen. Signaturen werden automatisch angewendet. |
| Keine Benutzereinrichtung | Benutzer müssen keine Signaturen erstellen, aktualisieren oder auswählen. Änderungen erfolgen zentral im Admin-Portal. |
| Infrastruktur | Exclaimer ist vollständig cloudbasiert und wird auf Microsoft Azure gehostet. Änderungen an Mail-Routing oder DNS sind nicht erforderlich. |
Was das für IT bedeutet
Signaturregeln werden einmal definiert und für jede E-Mail angewendet
Änderungen im Google Directory werden automatisch übernommen
Keine Templates, Erweiterungen oder Skripte erforderlich
Änderungen sind sofort sichtbar, konsistent und zentral steuerbar
Nutzer sehen ihre Signatur exakt wie vorgesehen – auf jedem Gerät
Exclaimer mit CRM-, Kalender- und Social-Tools verbinden
Funktionen wie Kampagnenbanner, Buchungslinks und Social-Media-Inhalte sind für Teams außerhalb der IT besonders wertvoll – darunter Marketing, Vertrieb und Customer Success. Exclaimer macht es der IT leicht, diesen Teams die benötigten Werkzeuge bereitzustellen – ohne die Kontrolle aus der Hand zu geben.
Zugriffsrechte lassen sich rollenbasiert zuweisen. Marketing kann visuelle Inhalte verwalten, Legal pflegt die rechtlichen Disclaimer. Alle Änderungen bleiben im Rahmen der von der IT definierten Richtlinien. Signaturen werden automatisch angewendet und zentral aktualisiert – Nutzende müssen nichts tun.
So bleibt die IT aus der operativen Ausführung heraus – behält aber den vollen Überblick über alle Systeme.
So integriert sich Exclaimer in Ihre Tools
| Funktion | Unterstützte Tools | Integration mit Exclaimer | Workflow-Beispiel |
|---|---|---|---|
| CRM-Targeting | HubSpot, Salesforce | Verwendet OAuth und API-Sync, um Banner und Signaturen basierend auf Listen, Kampagnen oder Deal-Phasen zuzuweisen – für zielgerichtete ABM-Kampagnen | Leads aus einer Webinar-Liste erhalten Follow-up-Mails mit einem kampagnenspezifischen Banner |
| Kampagnenausspielung | HubSpot, Marketing-Automation-Plattformen | Marketing lädt Creatives in Exclaimer hoch und wendet Regeln nach Region, Team oder Abteilung an | Ein Produkt-Launch-Banner wird für einen festgelegten Zeitraum in allen E-Mails von Sales und CX angezeigt |
| Buchungslinks | Calendly, Chili Piper, Microsoft Bookings | Verzeichnisfelder ziehen automatisch den richtigen Buchungslink in jede Signatur | Account Executives haben vom ersten Tag an den korrekten "Termin buchen"-Link |
| Social Feeds | LinkedIn, Facebook | Verbindet sich mit Unternehmensseiten und zeigt die aktuellsten Social-Inhalte per sicherer API an | Der neueste Blogbeitrag oder eine Recruiting-Kampagne erscheint in den Team-Signaturen |
| Sales-Outreach | Salesforce, Outreach, Zendesk, Gmail, Outlook | Wendet Signaturen basierend auf Richtlinien automatisch auf manuelle und automatisierte E-Mails an | CS-Teams in Zendesk versenden automatisch E-Mails mit rechtlichen Hinweisen und NPS-Bannern |
| Engagement-Tracking | Google Analytics, UTM-Parameter | Kampagnentracking wird automatisch auf Banner und Links in der Signatur angewendet | Marketing kann neue Demo-Anfragen direkt bestimmten E-Mail-Bannern zuordnen |
Admin-Erfahrung: Was IT steuert
No-Code-Logik zur Banner- und Link-Zuweisung nach Team, Abteilung oder Kampagne
Sichere Verzeichnissynchronisierung für Felder wie Position oder Standort
Rollenbasierte Rechtevergabe: Marketing steuert visuelle Inhalte, ohne Richtlinien zu ändern
Versionierung und Audit-Logs für jede Änderung
Bringen Sie Ihre Marke in jedes Videomeeting mit Meeting Branding
Mit der Meeting-Branding-Funktion von Exclaimer hat die IT volle Kontrolle darüber, wie Ihr Unternehmen in Videokonferenzen erscheint. Genehmigte Hintergründe und Namens-Overlays werden automatisch auf Plattformen wie Microsoft Teams, Zoom und Google Meet angewendet.
Nach der Konfiguration erhält jede Person den passenden Hintergrund – abhängig von Rolle, Team oder Standort.
So funktioniert Meeting Branding
| Komponente | Beschreibung |
|---|---|
| Plattformkompatibilität | Unterstützt gängige Plattformen wie Zoom, Microsoft Teams und Google Meet |
| Bereitstellung von Hintergründen | Markenkonforme virtuelle Hintergründe werden über native Admin-Tools und APIs verteilt |
| Benutzer-Overlays | Name, Position und Abteilung werden automatisch über die Verzeichnissynchronisierung eingeblendet |
| Verzeichnissynchronisierung | Verbindet sich mit Entra ID (Azure AD) oder Google Directory zur Übernahme von Benutzerattributen |
| Richtliniensteuerung | IT legt fest, welche Abteilungen oder Gruppen welche Hintergründe erhalten – konfigurierbar nach AD-Gruppe, OU oder Region |
| Vorlagenzuweisung | Hintergründe werden nach Team, Abteilung oder Region zugewiesen |
| Rollout | Änderungen bei Jobtiteln, Teams oder genehmigten Vorlagen werden automatisch übernommen |
Praxisbeispiele
| Szenario | Ergebnis mit Exclaimer |
|---|---|
| Ein neues Teammitglied startet im Vertrieb | Die Informationen werden direkt am ersten Tag synchronisiert – die Meetings zeigen sofort das passende Branding |
| Das Unternehmen führt ein Rebranding durch | Die IT lädt den neuen Hintergrund hoch und weist ihn allen Nutzenden zu – plattformübergreifend live |
| Eine Kampagne soll sichtbar gemacht werden | Marketing erstellt einen neuen Hintergrund und weist ihn bestimmten Abteilungen zu – ohne Helpdesk-Aufwand |
Admin-Erfahrung: Was IT steuert
Zentrale Steuerung aller Vorlagen und Regeln
Rollenbasierte Zugriffe für Designteams, während IT die Richtlinien definiert
Keine Benutzerkonfiguration – keine manuellen Uploads oder Auswahlen nötig
Vollständige Transparenz dank Versionshistorie und Verteilungsstatus
Automatisieren Sie Compliance und Kontrolle in großem Maßstab
Sicherheit und Compliance stehen im Mittelpunkt der Werte von Exclaimer für IT-geführte Teams. Jede Signatur wird durch Richtlinien gesteuert, serverseitig angewendet und bereitgestellt, ohne Daten offenzulegen oder nachgelagerte Risiken einzuführen.
Von Identitätsmanagement und Zugriffskontrolle bis hin zu Prüfpfaden und Datenresidenz – Exclaimer ist darauf ausgelegt, sicher in regulierten Unternehmensumgebungen zu arbeiten.
Compliance-Funktionen und Richtlinienkontrolle
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Dynamische Haftungsausschlüsse | Automatische Zuweisung des korrekten Rechtstextes basierend auf Benutzerstandort, Team oder Geschäftseinheit |
| Vorlagensperre | Verhindert unautorisierte Änderungen, indem bestimmte Felder oder Designelemente gesperrt werden |
| Versionshistorie | Verfolgen Sie jede Layout- oder Richtlinienänderung mit vollständiger Transparenz über die Zeit |
| Prüfprotokolle | Sehen Sie, wer welche Änderungen vorgenommen hat, wann und mit welchen Berechtigungen |
| Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC) | Weisen Sie Berechtigungen basierend auf Rollen zu, sodass Legal, Marketing oder HR nur das bearbeiten können, was ihnen gehört |
| Genehmigungsworkflows | Optionale Überprüfungsschritte, bevor Änderungen live geschaltet werden, wodurch IT die endgültige Aufsicht hat |
| Datenresidenz | Wählen Sie, wo Daten nach Region (USA, UK, DE, NL, AU, AE, CA) gehostet werden |
| Keine Benutzerüberschreibung | Serverseitige Anwendung bedeutet, dass Benutzer Richtlinien nicht umgehen oder Haftungsausschlüsse entfernen können |
Identitäts- und Infrastruktursicherheit
| Komponente | Beschreibung |
|---|---|
| Authentifizierung | Unterstützt Single Sign-On (SSO) mit MFA und Login via Microsoft 365 oder Google Workspace |
| Verzeichnisintegration | Sichere Verbindung zu Azure AD oder Google Directory mit schreibgeschützten Berechtigungen |
| RBAC und Benutzerbereitstellung | Weist Administratorrechte nach Gruppen oder Rollen zu, mit optionalen gestuften Kontrollen |
| Verschlüsselung | Verwendet TLS 1.2 oder höher während der Übertragung und AES 256-Bit-Verschlüsselung im Ruhezustand |
| Mandantenisolation | Jede Kundenumgebung ist logisch in der Infrastruktur segmentiert |
| Datenverarbeitung | Signaturlayouts und -regeln werden gespeichert. Nachrichteninhalte werden niemals gespeichert |
Betriebssicherheit und Plattformschutz
| Bereich | Details |
|---|---|
| Penetrationstests | Regelmäßig durchgeführt von zertifizierten Drittparteien über Systeme und Endpunkte hinweg |
| Sichere Entwicklung | Quellcode wird gescannt, überprüft und durch einen sicheren SDLC (Software Development Life Cycle) getestet |
| Patch-Management | Sicherheitspatches werden als Teil eines kontrollierten Rollouts mit definierten Zeitplänen bereitgestellt |
| Überwachung und Alarmierung | Alle Infrastrukturen werden kontinuierlich überwacht, mit automatisierten Vorfall-Workflows |
| Interne Zugriffskontrolle | Mitarbeiterzugriff wird nach Jobrolle definiert und regelmäßig überprüft |
Zertifizierungen und Compliance-Frameworks
| Framework oder Zertifizierung | Status |
|---|---|
| SOC 2 Type II | Zertifiziert |
| ISO 27001 & ISO 27018 | Zertifiziert |
| Microsoft 365 zertifiziert | Zertifiziert |
| CSA STAR-Registry | Registriert und aktiv |
| Cyber Essentials | Zertifiziert |
| PCI-DSS-Bereitschaft | Verifiziert (Exclaimer verarbeitet oder speichert keine Zahlungsdaten) |
| Datenregulierungskonformität | Entspricht regionalen Datenverarbeitungsgesetzen und Modellklauseln wie GDPR und CCPA |
Um alle Akkreditierungen zu sehen, besuchen Sie das Exclaimer Trust Portal.
Warum IT-Teams sich für Exclaimer entscheiden
Viele E-Mail-Signatur-Softwarelösungen bieten nur grundlegende Funktionen. Doch wenn es um Richtlinienkontrolle, Skalierbarkeit und Integration in Ihre Systeme geht, erfüllen nur wenige Plattformen die Anforderungen von IT-Teams.
Was Exclaimer auszeichnet, ist seine umfangreiche Funktionalität für verschiedene Anwendungsfälle. Es geht über das einfache Anwenden von E-Mail-Signaturen hinaus: Es ermöglicht Delegation ohne Kompromisse, sorgt für rechtliche und markenkonforme Konsistenz ohne Benutzereingriffe und integriert sich direkt in CRM-, Planungs- und Kampagnentools, um E-Mails zu einem messbaren Marketing- und Compliance-Kanal zu machen.
Vergleich auf einen Blick
| Funktion oder Fähigkeit | Exclaimer | CodeTwo | WiseStamp |
|---|---|---|---|
| Microsoft 365-Integration | Server + Client + Azure AD-Synchronisierung | Server (Cloud/Kombination) + Client-Vorschau | Nur grundlegende Outlook-Modi |
| Google Workspace-Integration | ✔ Native Unterstützung | ❌ Nicht unterstützt | ✔ Nur Gmail-Client |
| CRM-Targeting (HubSpot, SFDC) | ✔ API-basierte Personalisierung | ❌ Kein natives CRM-Targeting | ❌ Nicht unterstützt |
| Kampagnen-Bannerplanung | ✔ Rotierende Banner, datumsbasierte Logik | Begrenzte regelbasierte statische Banner | ❌ Nicht unterstützt |
| Meeting-Branding (Zoom/Teams/Google Meet) | ✔ Unterstützt | ❌ Nicht unterstützt | ❌ Nicht unterstützt |
| Live-Content für soziale Medien | ✔ API-verbunden | ❌ Nur statische Icons | ❌ Nur statische Icons |
| Rollenbasierter Zugriff und Workflows | ✔ Vollständiges RBAC mit Genehmigungskontrolle | ✔ Erweiterte Delegation über Microsoft-Gruppenzugriff | Teilweise grundlegende Admin-Kontrolle |
| Rechts- und Compliance-Funktionen | ✔ Dynamische Haftungsausschlüsse, Audit-Protokolle, Sperrfunktionen | Einfache Vorlagen, regelbasierte Signaturen | ❌ Nicht unterstützt |
| Outlook-Signaturvorschau & Ansicht gesendeter Elemente | ✔ Add-In-Vorschau und Update in gesendeten Elementen | ✔ Vorschau beim Verfassen und Senden | ❌ Nicht vollständig unterstützt |
| Optionen für Datenresidenz | ✔ USA, UK, DE, NL, AU, AE, CA | ✔ Mehrere Azure-Regionen | ✔ USA/EU; begrenzte Flexibilität |
| Hybrid Exchange-Unterstützung | ✔ Kompatibel mit Cloud- oder On-Prem-Active Directory | ✔ Separater Exchange-Agent für On-Prem-Umgebungen | ❌ Beschränkt auf Cloud-Umgebungen |
| Zertifizierungen & Audits | ✔ SOC 2 Typ II, ISO 27001/18, CSA STAR, PCI DSS, Cyber Essentials, SecurityScorecard A, Microsoft 365-Zertifizierung | ✔ ISO 27001/18, Cyber Essentials, Microsoft 365-Zertifizierung, SecurityScorecard A | ❌ Keine Drittanbieterinformationen |
Warum Exclaimer die richtige Wahl für IT ist
Exclaimer ist die einzige Plattform für E-Mail-Signaturen, die Integrationen, zentrale Kontrolle und Richtliniendurchsetzung in einer Lösung vereint. Es hilft IT-Teams, manuelle Arbeit zu reduzieren, Risiken zu minimieren und Branding sowie Compliance zu unterstützen – ohne dabei den Überblick zu verlieren.
Wählen Sie Exclaimer, wenn Sie:
Benutzer in Microsoft 365, Google Workspace oder beiden verwalten müssen
Signatur-Updates vereinfachen und manuelle Arbeit reduzieren wollen
Compliance-Richtlinien regionsübergreifend oder teamübergreifend durchsetzen möchten
Marketing- und rechtliche Anforderungen unterstützen wollen, ohne die IT-Kontrolle aufzugeben
Klare Prüfpfade und rollenbasierten Zugriff ohne zusätzliche Komplexität benötigen
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