25+ Beispiele und Vorlagen für Haftungsausschlüsse für E-Mail und Web

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Kurzfassung (TL;DR)

• Ein E-Mail-Haftungsausschluss ist ein kurzer rechtlicher Hinweis, der Ihr Unternehmen vor Haftungsrisiken schützt.
• Er kann Themen wie Vertraulichkeit, Arbeitgeberhaftung, Datenschutz und regionale Vorgaben (z. B. DSGVO oder HIPAA) abdecken.
• Für eine rechtssichere Kommunikation sollten Haftungsausschlüsse klar formuliert, professionell und regelmäßig aktualisiert werden.
• Standardisieren Sie Ihren Haftungsausschluss für alle Nutzerinnen und Nutzer mithilfe eines Tools für das E-Mail-Signatur-Management.
• Unten finden Sie sofort einsetzbare Beispiele und Vorlagen für Haftungsausschlüsse für E-Mail und Web.

Automatisieren Sie die E-Mail-Haftungsausschlüsse Ihres Unternehmens

Was ist ein E-Mail-Haftungsausschluss?

Ein E-Mail-Haftungsausschluss ist ein kurzer Hinweis oder rechtlicher Vermerk, der ausgehenden E-Mails hinzugefügt wird, um Haftungsrisiken zu reduzieren und die Verantwortlichkeiten der sendenden Person zu klären. Er steht üblicherweise unterhalb der eigentlichen Nachricht und ist Teil einer professionellen E-Mail-Signatur.

Diese Hinweise können mehrere Zwecke erfüllen – vom Schutz sensibler Daten über die Verringerung rechtlicher Risiken bis hin zur Einhaltung regionaler Compliance-Anforderungen. Einige Organisationen sind sogar gesetzlich verpflichtet, bestimmte Haftungsausschlüsse einzubinden, etwa durch Vorgaben wie den UK Companies Act, die DSGVO, HIPAA oder FINRA.

Ein gut formulierter E-Mail-Haftungsausschluss schützt nicht nur Ihr Unternehmen, sondern stärkt auch die Professionalität und Vertrauenswürdigkeit Ihrer Marke.

In diesem Leitfaden finden Sie:

• Praktische Tipps, wie Sie wirkungsvolle Haftungsausschlüsse formulieren.

• Zahlreiche Beispiele und Vorlagen für E-Mail-Haftungsausschlüsse, die Sie kopieren, einfügen und anpassen können.

• Hinweise zur konsistenten und konformen Nutzung mithilfe der zentralen E-Mail-Signatur-Verwaltung von Exclaimer.

Tipp: Erfahren Sie, wie Exclaimer das Management von Haftungsausschlüssen und Signaturen für IT- und Compliance-Teams vereinfacht.

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Schützt ein E-Mail-Haftungsausschluss mein Unternehmen vor allen Haftungsrisiken?

Nicht vollständig. Ein E-Mail-Haftungsausschluss kann Risiken reduzieren, aber nicht vollständig ausschließen. Er ist eine Schutzmaßnahme, jedoch keine rechtliche Garantie. Für umfassenden Schutz sollten Sie immer eine qualifizierte Rechtsberatung einholen, um sicherzustellen, dass Ihr Haftungsausschluss alle geltenden Gesetze und Vorschriften erfüllt.

7 zentrale Elemente für Ihren Haftungsausschluss

Jeder Haftungsausschluss sollte die folgenden Punkte abdecken. Zusammen bilden sie die Grundlage für einen konformen und gut formulierten Hinweis.

1. Vertraulichkeit: Legen Sie fest, dass die E-Mail und ihre Inhalte nur für die angegebene Empfängerin bzw. den angegebenen Empfänger bestimmt sind und nicht weitergegeben werden dürfen. Das schützt vor unbeabsichtigter Datenweitergabe oder Datenschutzverletzungen.

2. Haftung bei Computerviren: Weisen Sie Empfängerinnen und Empfänger darauf hin, Anhänge auf Viren oder Malware zu prüfen. Damit reduzieren Sie das Haftungsrisiko für Schäden durch schädliche Dateien.

3. Unbeabsichtigte Vertragsabschlüsse: Stellen Sie klar, dass Mitarbeitende keine verbindlichen Vereinbarungen per E-Mail abschließen können, ohne eine schriftliche Bestätigung. Das verhindert unbeabsichtigte oder implizite Vertragsbindungen.

4. Fahrlässig fehlerhafte Angaben: Fügen Sie eine Formulierung ein, die die Haftung für versehentlich ungenaue oder fehlerhafte Informationen einschränkt.

5. Arbeitgeberhaftung: Betonen Sie, dass geäußerte Meinungen die persönlichen Ansichten der sendenden Person sind und nicht zwingend die des Unternehmens. Das schützt vor Rufschädigung oder Fehlinterpretationen.

6. Regionale gesetzliche Anforderungen: In einigen Regionen müssen Unternehmen verpflichtend bestimmte Informationen angeben (z. B. Firmenregistrierungsdaten oder Datenschutzhinweise). Prüfen Sie die regionalen Vorschriften, um konform zu bleiben.

7. Nachhaltigkeitshinweis: Ergänzen Sie eine kurze Nachhaltigkeitsbotschaft, etwa den Hinweis, die E-Mail nur bei Bedarf auszudrucken.

Tipp: Überprüfen und aktualisieren Sie Ihren Haftungsausschluss regelmäßig. Gesetze ändern sich – und Ihre Hinweise sollten das ebenfalls tun, um weiterhin Schutz und Compliance sicherzustellen.

Weitere Informationen zur Verwendung von Haftungsausschlüssen in E-Mail-Signaturen finden Sie in unserem offiziellen Leitfaden Email Signatures for Dummies guide – mit hilfreichen Tipps und Hinweisen.

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Beispiele für E-Mail-Haftungsausschlüsse

Die folgenden Beispiele zeigen, wie unterschiedliche rechtliche, Compliance- und professionelle Anforderungen abgedeckt werden können. Nutzen Sie diese Vorlagen, um die Haftungsausschlüsse Ihres Unternehmens zu standardisieren und sicherzustellen, dass jede Nachricht konsistent und konform bleibt.

Tipp: Mit der zentralen E-Mail-Signatur-Verwaltung von Exclaimer können Sie all diese Arten von Haftungsausschlüssen unternehmensweit verwalten, automatisieren und aktualisieren.

1. Haftungsausschlüsse bei Vertraulichkeitsverletzungen

Vertraulichkeitshinweise schützen sensible Informationen und stellen klar, dass E-Mails nur für die vorgesehene empfangende Person bestimmt sind. Auch wenn sie das Weiterleiten rechtlich nicht verhindern, zeigen sie ein aktives Engagement für den Datenschutz.

Beispiel 1

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VERTRAULICH: Diese E-Mail und alle übertragenen Dateien sind vertraulich und ausschließlich für die Person oder Organisation bestimmt, an die sie adressiert sind. Wenn Sie diese E-Mail irrtümlich erhalten haben, informieren Sie bitte die Systemadministration. Diese Nachricht enthält vertrauliche Informationen und ist nur für die genannte Person bestimmt. Wenn Sie nicht die genannte empfangende Person sind, dürfen Sie diese E-Mail nicht verbreiten, weiterleiten oder kopieren. Bitte informieren Sie die sendende Person umgehend per E-Mail, wenn Sie diese Nachricht versehentlich erhalten haben, und löschen Sie sie anschließend aus Ihrem System. Wenn Sie nicht die beabsichtigte empfangende Person sind, wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass das Offenlegen, Kopieren, Weitergeben oder jede andere Nutzung der Inhalte strengstens untersagt ist.

Beispiel 2

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Diese Nachricht wurde im Rahmen einer Unterhaltung zwischen [NAME DER SENDENDEN PERSON] und der oben genannten empfangenden Person versendet. Sollten Sie diese Nachricht irrtümlich erhalten haben, bitten wir Sie, uns so schnell wie möglich zu informieren. In diesem Fall bitten wir Sie außerdem, diese Nachricht aus Ihrem Postfach zu löschen und weder sie noch Teile davon weiterzuleiten. Vielen Dank für Ihre Unterstützung und Ihr Verständnis.

Beispiel 3

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Der Inhalt dieser Nachricht ist vertraulich. Wenn Sie sie irrtümlich erhalten haben, informieren Sie uns bitte und löschen Sie die Nachricht anschließend. Es ist untersagt, den Inhalt dieser Nachricht zu kopieren, weiterzuleiten oder in irgendeiner Form offenzulegen. Die Integrität und Sicherheit dieser E-Mail kann nicht garantiert werden. Die sendende Person übernimmt daher keine Haftung für Schäden, die durch diese Nachricht entstehen könnten.

2. Haftung für die unbeabsichtigte Übertragung von Computerviren

Diese E-Mail-Haftungsausschlüsse begrenzen die Haftung, falls eine E-Mail oder ein Anhang Malware enthält. Sie weisen außerdem darauf hin, dass empfangende Personen eigene Virenscans durchführen sollten, bevor Anhänge geöffnet werden.

Beispiel 1

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Warnhinweis: Computerviren können per E-Mail übertragen werden. Die empfangende Person sollte diese E-Mail sowie alle Anhänge auf Viren überprüfen. Das Unternehmen übernimmt keine Haftung für Schäden, die durch einen Virus entstehen, der über diese E-Mail übertragen wurde. Der E-Mail-Versand kann nicht garantiert werden – Informationen können abgefangen, beschädigt, verloren, zerstört, zu spät oder unvollständig eintreffen oder Viren enthalten. Die sendende Person übernimmt daher keine Haftung für Fehler oder Auslassungen im Inhalt dieser Nachricht, die durch die E-Mail-Übertragung entstehen.

Beispiel 2

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Warnhinweis: Obwohl das Unternehmen angemessene Vorsichtsmaßnahmen ergriffen hat, um sicherzustellen, dass diese E-Mail keine Viren enthält, kann das Unternehmen keine Verantwortung für Schäden oder Verluste übernehmen, die aus der Nutzung dieser E-Mail oder ihrer Anhänge entstehen.

Beispiel 3

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[IHR UNTERNEHMEN] stellt Ihre Sicherheit an erste Stelle. Daher unternehmen wir alle Anstrengungen, um sicherzustellen, dass diese Nachricht keine Viren enthält. Dennoch können wir keine vollständige Sicherheit gewährleisten, und trotz aller Vorsichtsmaßnahmen können die in dieser E-Mail enthaltenen Daten während der Übertragung infiziert oder beschädigt werden. Bitte prüfen Sie diese Nachricht daher sorgfältig auf mögliche Bedrohungen, da wir keine Haftung für Schäden übernehmen, die durch das Anzeigen des Inhalts dieser E-Mail entstehen könnten.

3. Haftungsausschlüsse zu unbeabsichtigten Vertragsabschlüssen

Diese E-Mail-Haftungsausschlüsse schützen Unternehmen davor, dass Mitarbeitende unbeabsichtigt rechtliche Vereinbarungen eingehen. Wenn etwa eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter per E-Mail ein Angebot anfordert, könnte die empfangende Person fälschlicherweise annehmen, dass bereits ein verbindlicher Vertrag zustande gekommen ist.

Beispiel 1

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Keine Mitarbeiterin oder Vertreterin ist befugt, ohne ausdrückliche schriftliche Bestätigung durch einen Geschäftsführer*in im Namen von [IHR UNTERNEHMEN] per E-Mail eine verbindliche Vereinbarung mit einer anderen Partei abzuschließen.

Beispiel 2

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Diese Angebotsanfrage dient ausschließlich dem Vergleich verfügbarer Angebote. Sie stellt keinen rechtlich bindenden Vertrag mit [IHR UNTERNEHMEN] dar.

4. Haftungsausschluss für fahrlässig fehlerhafte Angaben

Dieser Haftungsausschluss schützt das Unternehmen davor, für fahrlässig gegebene oder irreführende Aussagen von Mitarbeitenden verantwortlich gemacht zu werden.

Beispiel

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Unser Unternehmen übernimmt keine Haftung für den Inhalt dieser E-Mail oder für Folgen, die aus Handlungen auf Grundlage der bereitgestellten Informationen entstehen, sofern diese Informationen nicht nachträglich schriftlich bestätigt werden. Wenn Sie nicht die beabsichtigte empfangende Person sind, wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass das Offenlegen, Kopieren, Weitergeben oder jede Nutzung des Inhalts dieser Nachricht strengstens untersagt ist.

5. Haftungsausschluss zur Arbeitgeberhaftung 

Dieser Haftungsausschluss schützt ein Unternehmen davor, haftbar gemacht zu werden, wenn eine Mitarbeitender etwas Beleidigendes oder Verleumderisches äußert. Er stellt klar, dass persönliche Meinungen nicht unbedingt die Haltung des Unternehmens widerspiegeln.

Beispiel

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Alle in dieser E-Mail geäußerten Ansichten oder Meinungen stammen ausschließlich von der sendenden Person und spiegeln nicht zwingend die Position des Unternehmens wider. Mitarbeitende sind ausdrücklich angewiesen, keine beleidigenden oder verleumderischen Aussagen zu machen und nicht durch E-Mail-Kommunikation Urheberrechte oder andere gesetzliche Rechte zu verletzen oder solche Verstöße zu autorisieren. Jede derartige Kommunikation verstößt gegen die Unternehmensrichtlinien und liegt außerhalb des Beschäftigungsverhältnisses der betreffenden Person. Das Unternehmen übernimmt hierfür keinerlei Haftung; die verantwortliche Person haftet persönlich für alle daraus entstehenden Schäden oder sonstigen rechtlichen Konsequenzen.

6. Regionale rechtliche oder regulatorische Haftungsausschlüsse

Viele Regionen – darunter Nordamerika und Europa – haben eigene Vorschriften, die Unternehmen verpflichten, bestimmte Angaben in E-Mails zu machen.

Beispiel

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Big Company Ltd. ist eine Limited Company mit Sitz in England und Wales. Handelsregisternummer: 1234567. Eingetragener Firmensitz: 123 Some Street, Somewhere, Someshire.

7. Umweltbezogene E-Mail-Haftungsausschlüsse

Umweltbezogene Haftungsausschlüsse sind eine gute Möglichkeit, Empfängerinnen und Empfänger darauf hinzuweisen, dass Ihr Unternehmen Wert auf Umwelt- und Nachhaltigkeitsschutz legt. Manchmal werden sie von einem kleinen grünen Symbol begleitet.

Beispiel 1

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Bitte denken Sie an die Umwelt, bevor Sie diese E-Mail ausdrucken. Jede nicht ausgedruckte E-Mail hilft, die Umwelt zu schützen.

Beispiel 2

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Bitte berücksichtigen Sie Ihre Verantwortung für die Umwelt. Bevor Sie diese E-Mail ausdrucken, überlegen Sie, ob Sie wirklich eine gedruckte Version benötigen.

8. Haftungsausschluss bei fehlender Verantwortung

Dieser E-Mail-Haftungsausschluss wird verwendet, wenn Nachrichten allgemeine Informationen, Hinweise oder Verweise auf externe Inhalte enthalten. Er stellt klar, dass die sendende Person bzw. das Unternehmen nicht dafür verantwortlich ist, wie Empfängerinnen und Empfänger die bereitgestellten Informationen verwenden.

Beispiel

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Die in dieser E-Mail enthaltenen Informationen dienen ausschließlich allgemeinen Zwecken. [IHR UNTERNEHMEN] übernimmt keine Verantwortung für Handlungen, die auf Grundlage dieser Mitteilung erfolgen, oder für Konsequenzen, die sich aus ihrer Nutzung ergeben.

9. Haftungsausschluss für Fehler und Auslassungen

Dieser Hinweis erkennt an, dass trotz sorgfältiger Prüfung Fehler auftreten können, und schützt vor Haftung für unbeabsichtigte Ungenauigkeiten in der E-Mail.

Beispiel

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Es wird größtmögliche Sorgfalt angewendet, um die Richtigkeit der Inhalte dieser E-Mail sicherzustellen. Dennoch übernimmt [IHR UNTERNEHMEN] keine Haftung für Fehler, Auslassungen oder Ungenauigkeiten, die während der Übertragung oder Formatierung auftreten können.

10. Haftungsausschluss ohne Garantien

Dieser Hinweis stellt klar, dass keine Garantie bezüglich Ergebnis, Genauigkeit oder Wirkung der bereitgestellten Informationen übernommen wird.

Beispiel

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[Ihr Unternehmen] gibt keine Garantien hinsichtlich Vollständigkeit, Genauigkeit oder der Ergebnisse der in dieser E-Mail enthaltenen Informationen. Empfängerinnen und Empfänger sollten alle Angaben prüfen, bevor sie handeln.

11. Affiliate-Haftungsausschluss

Dieser Hinweis ist erforderlich, wenn E-Mails Affiliate-Links oder Partnerhinweise enthalten. Er stellt Transparenz sicher und erfüllt Anforderungen aus Werbe- und Offenlegungsgesetzen (z. B. FTC-Richtlinien).

Beispiel

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Einige Links oder Verweise in dieser E-Mail können mit Partnern von [IHR UNTERNEHMEN] verbunden sein. Das bedeutet, dass wir möglicherweise eine Provision erhalten, wenn Sie über diese Links einen Kauf tätigen. Alle geäußerten Meinungen bleiben unsere eigenen.

12. HIPAA-Haftungsausschluss (USA)

Dieser Hinweis wird von US-Gesundheitsorganisationen verwendet, um die gesetzlichen Vorgaben zum Schutz von Patientendaten (PHI – Protected Health Information) einzuhalten. Er wird E-Mails hinzugefügt, die geschützte Gesundheitsdaten enthalten.

Beispiel

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Bitte beachten Sie, dass diese E-Mail geschützte Gesundheitsinformationen (PHI) enthalten kann. Jede unbefugte Nutzung oder Weitergabe dieser PHI ist strengstens untersagt. Wenn Sie diese Nachricht irrtümlich erhalten haben, informieren Sie bitte umgehend die sendende Person und löschen Sie diese E-Mail aus Ihrem System.

13. DSGVO-Haftungsausschluss

Dieser Haftungsausschluss stellt klar, wie personenbezogene Daten genutzt und gespeichert werden. Er unterstützt Unternehmen dabei, die Anforderungen der DSGVO zu erfüllen und zeigt, dass Datenschutz ernst genommen wird.

Beispiel

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[UNTERNEHMEN] verpflichtet sich, die Sicherheit und den Schutz der personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten, zu gewährleisten und einen konformen und einheitlichen Ansatz zum Datenschutz zu verfolgen. Wenn Sie Fragen zu unserer DSGVO-Compliance haben, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten oder stellen Sie eine Anfrage auf Auskunft über personenbezogene Daten.

14. KI-Haftungsausschluss

Ein relativ neuer Hinweis – er wird verwendet, wenn Inhalte einer E-Mail teilweise durch KI-Tools erstellt oder geprüft wurden. Er sorgt für Transparenz und empfiehlt Empfängerinnen und Empfängern, wichtige Angaben zu überprüfen.

Beispiel

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Diese Nachricht kann Inhalte enthalten, die mithilfe von Werkzeugen der künstlichen Intelligenz erstellt oder geprüft wurden. Obwohl alle Anstrengungen unternommen wurden, um die Richtigkeit sicherzustellen, empfiehlt [IHR UNTERNEHMEN], wichtige Angaben zu überprüfen, bevor Sie sich auf die bereitgestellten Informationen verlassen.

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Allgemeine Haftungsausschlüsse für Websites

Während E-Mail-Haftungsausschlüsse sich auf Nachrichten an Kundinnen, Kunden oder Partner richten, helfen Website-Haftungsausschlüsse dabei, Risiken im Zusammenhang mit Online-Inhalten und digitaler Kommunikation zu reduzieren. Die folgenden Beispiele erweitern die Relevanz für Suchanfragen rund um „Haftungsausschluss“.

1. Urheberrechtsvermerk

Bestätigt die Urheberrechte an den Inhalten und verhindert unbefugte Vervielfältigung.

Beispiel

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„© [Jahr] [Unternehmensname]. Alle Rechte vorbehalten.“

2. Hinweis zur fairen Nutzung

Stellt klar, dass urheberrechtlich geschütztes Material zu Kommentierungs-, Bildungs- oder Forschungszwecken verwendet wird.

Beispiel

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„Diese Website kann urheberrechtlich geschütztes Material enthalten, das gemäß ‘Fair Use’ für Bildungs- oder Informationszwecke genutzt wird.“

3. Gewährleistungsausschluss

Schützt das Unternehmen vor Ansprüchen in Bezug auf Produkt- oder Servicegarantien.

Beispiel

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„Alle Informationen auf dieser Website werden ‚wie besehen‘ bereitgestellt, ohne jegliche ausdrückliche oder stillschweigende Gewährleistung.“

4. Risikohinweis

Wird häufig in Finanz- oder Investmentinhalten verwendet, um auf bestehende Risiken hinzuweisen.

Beispiel

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„Alle Investments sind mit Risiken verbunden. Frühere Ergebnisse garantieren keine zukünftigen Ergebnisse.“

5. Hinweis zu früheren Ergebnissen

Gängig in der Finanzbranche, um realistische Erwartungen zu setzen.

Beispiel

📝 Diesen Text kopierenKopiert!

„Frühere Ergebnisse sind kein Indikator für zukünftige Ergebnisse.“

6. Anlage-Haftungsausschluss

Weist ausdrücklich darauf hin, dass keine Finanzberatung erfolgt.

Beispiel

📝 Diesen Text kopierenKopiert!

„Diese Inhalte dienen nur zu Informationszwecken und stellen keine Finanzberatung dar.“

7. Medizinischer oder gesundheitsbezogener Hinweis

Erforderlich, wenn die Website gesundheitsbezogene Informationen bereitstellt.

Beispiel

📝 Diesen Text kopierenKopiert!

„Diese Inhalte dienen nur zu Informationszwecken und ersetzen keine professionelle medizinische Beratung.“

8. Testimonial-Haftungsausschluss

Wird verwendet, wenn Kundenstimmen oder Erfahrungsberichte angezeigt werden.

Beispiel

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„Testimonials stellen individuelle Erfahrungen dar; Ergebnisse können variieren.“

9. Affiliate-Haftungsausschluss

Erforderlich, wenn auf der Website Affiliate-Links enthalten sind.

Beispiel

📝 Diesen Text kopierenKopiert!

„Einige Links auf dieser Website sind Affiliate-Links, das heißt, wir können eine Provision erhalten, wenn Sie darauf klicken oder einen Kauf tätigen.“

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Wie Sie einen wirksamen E-Mail-Haftungsausschluss formulieren

Ein gut formulierter E-Mail-Haftungsausschluss ist wichtig für Compliance, Professionalität und eine konsistente Markenwahrnehmung. Er sollte Ihr Unternehmen schützen und gleichzeitig eine positive Erfahrung für die Empfängerinnen und Empfänger gewährleisten.

Befolgen Sie diese Best Practices, um sicherzustellen, dass Ihre Haftungsausschlüsse klar, korrekt und konform sind:

1. Klar und präzise formulieren

Der Haftungsausschluss sollte kurz genug sein, um leicht gelesen zu werden, aber vollständig genug, um die wichtigsten rechtlichen Aspekte abzudecken. Vermeiden Sie lange Textblöcke oder komplizierte juristische Fachbegriffe. Verwenden Sie stattdessen klare, verständliche Sprache.

2. Die richtigen rechtlichen und regulatorischen Angaben einfügen

Prüfen Sie regionale oder branchenspezifische Vorgaben, bevor Sie Ihren Haftungsausschluss finalisieren. Einige Gesetze – wie der UK Companies Act, die DSGVO oder HIPAA – verlangen bestimmte Angaben in geschäftlichen E-Mails. Nehmen Sie nur auf, was rechtlich notwendig ist, und verzichten Sie auf unnötigen „Legalese“-Text.

3. Den Ton Ihrer Marke widerspiegeln

Der Haftungsausschluss repräsentiert Ihr Unternehmen. Verwenden Sie eine professionelle, neutrale Sprache, die zum Markenauftritt passt.

Vermeiden Sie aggressive oder übermäßig defensive Formulierungen (z. B. „Wir übernehmen keinerlei Verantwortung für irgendetwas“). Das kann unzuverlässig oder einschüchternd wirken.

4. Nicht zu allgemein formulieren

Ein Haftungsausschluss, der versucht, „alles“ abzudecken, deckt am Ende oft nichts ab. Seien Sie konkret, was er schützt (z. B. Vertraulichkeit, Haftung oder geäußerte Meinungen), damit Leserinnen und Leser Zweck und Umfang klar verstehen.

5. Für gute Lesbarkeit formatieren

Halten Sie den Haftungsausschluss getrennt von Ihrer Hauptnachricht und der E-Mail-Signatur.

Verwenden Sie kurze Sätze, normale Groß- und Kleinschreibung und einheitliche Formatierung. Vermeiden Sie durchgehende Großbuchstaben oder übermäßige Hervorhebungen – das wirkt unprofessionell und erschwert das Lesen..

Tipp: Nutzen Sie eine kleine Trennlinie oder eine dezente Veränderung in der Schriftgestaltung, um den Haftungsausschluss optisch klar vom übrigen E-Mail-Text zu trennen.

6. Für globale Teams lokalisieren

Wenn Ihr Unternehmen in mehreren Ländern tätig ist, sollten Sie lokalisierte Haftungsausschlüsse verwenden, die die jeweiligen regionalen Vorgaben erfüllen.

Ein einziger, universeller Haftungsausschluss deckt selten alle regionalen oder sprachlichen Anforderungen ab.

7. Regelmäßig prüfen und aktualisieren

Vorschriften ändern sich. Überprüfen Sie Ihren Haftungsausschluss mindestens einmal pro Jahr. Bei einer Expansion in neue Regionen oder Branchen kann eine frühere Aktualisierung sinnvoll sein.

Arbeiten Sie mit Ihren Rechts- und Compliance-Teams zusammen, um sicherzustellen, dass die Formulierungen korrekt und durchsetzbar bleiben.

Tipp: Aktualisieren Sie Ihre Haftungsausschlüsse bei neuen Datenschutzgesetzen, KI-Nutzung oder Anforderungen zu Affiliate-Offenlegungen.

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Wie Sie E-Mail-Haftungsausschluss-Vorlagen in Ihrem Unternehmen verwalten

Das Verwalten und Durchsetzen von E-Mail-Haftungsausschlüssen im gesamten Unternehmen kann herausfordernd sein. Diese Tipps helfen, den Prozess zu vereinfachen:

• Standardvorlage erstellen: Entwickeln Sie eine Haftungsausschluss-Vorlage, die alle notwendigen Angaben enthält, und stellen Sie sicher, dass sie von allen Mitarbeitenden verwendet wird. So bleibt die Kommunikation über Abteilungen hinweg konsistent.

• Mitarbeitende schulen: Schulen Sie Mitarbeitende über die Bedeutung von Haftungsausschlüssen und deren korrekte Anwendung. Das hilft, Fehler zu vermeiden – etwa das Vergessen des Hinweises oder die Nutzung veralteter Formulierungen.

• Regelmäßig prüfen und aktualisieren: Überprüfen und aktualisieren Sie den Haftungsausschluss regelmäßig, um konform mit rechtlichen und regulatorischen Änderungen zu bleiben. Kommunizieren Sie Aktualisierungen an alle Mitarbeitenden und passen Sie die Signaturen entsprechend an.

• Compliance durchsetzen: Überwachen Sie die E-Mail-Kommunikation, um sicherzustellen, dass der erforderliche Haftungsausschluss konsequent verwendet wird. Das hilft, potenzielle rechtliche Probleme zu vermeiden und die Markenintegrität zu wahren.

• Eine Lösung für das E-Mail-Signatur-Management nutzen: Nutzen Sie eine E-Mail-Signatur-Management-Lösung, um Haftungsausschlüsse zentral zu implementieren und zu aktualisieren – schnell, konsistent und unternehmensweit.

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