Die positiven Vorteile einer persönlichen E-Mail-Signatur (mit Beispielen)

Unternehmens-E-Mail-Signaturen werden aus unterschiedlichen Gründen eingesetzt – von der Bewerbung von Social-Media-Kanälen über rechtliche Disclaimer bis hin zu vielem mehr.

Möglicherweise sehen Sie selbst keinen Bedarf für eine persönliche E-Mail-Signatur. Dennoch lohnt es sich, diese Annahme zu überdenken – und hier ist der Grund dafür.

Im privaten Alltag wird E-Mail häufig nur für formelle Anliegen genutzt. Typische Beispiele für den Einsatz einer persönlichen E-Mail-Signatur sind etwa die Jobsuche, die Kontaktaufnahme mit dem Kundenservice oder die Kommunikation mit einer Bank. Für den Austausch mit Freundinnen, Freunden und Familie kommen dagegen meist Instant Messaging oder soziale Netzwerke zum Einsatz. Genau deshalb ist es sinnvoll, bei persönlichen E-Mails eine E-Mail-Signatur zu verwenden.

Unabhängig davon, wie eine E-Mail-Signatur eingesetzt wird, verfolgt sie immer ein zentrales Ziel: klar zu machen, mit wem Personen oder Unternehmen es zu tun haben. Sie stellt wichtige Informationen bereit und erleichtert die Kontaktaufnahme. Darüber hinaus ist eine E-Mail-Signatur eine gute Möglichkeit, die eigene persönliche Marke zu stärken. Sie unterstützt dabei, sich professionell zu präsentieren – ein klarer Vorteil, insbesondere bei der Suche nach einem neuen Job.

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So erstellen Sie eine persönliche E-Mail-Signatur

Eine wirkungsvolle persönliche E-Mail-Signatur zu erstellen, ist nicht kompliziert. Mit nur wenigen einfachen Schritten lässt sich die eigene E-Mail-Korrespondenz klar von der Masse abheben.

Grundlegende Kontaktdaten aufnehmen

Betrachten Sie Ihre persönliche E-Mail-Signatur als digitale Visitenkarte. Zu den wichtigsten Angaben gehören:

• Vollständiger Name

• E-Mail-Adresse

• Telefonnummer

• Website (falls vorhanden)

Eine einfache Faustregel lautet: Machen Sie es anderen leicht, mit Ihnen in Kontakt zu treten. Achten Sie darauf, dass alle wesentlichen Kontaktdaten in Ihrer E-Mail-Signatur schnell und eindeutig zu finden sind.

Professionelle Social-Media-Links nutzen

Wenn Sie auf professionellen Netzwerken wie LinkedIn aktiv sind oder einen beruflich ausgerichteten Blog betreiben, können Sie diese ebenfalls in Ihre Signatur aufnehmen. Achten Sie jedoch darauf, die Lesenden nicht mit zu vielen Links zu überladen. Nehmen Sie nur Inhalte auf, die Ihre Professionalität sinnvoll unterstreichen.

Tools wie die E-Mail-Signatur-Software von Exclaimer können diesen Prozess vereinfachen und dabei helfen, solche Elemente übersichtlich und ansprechend zu integrieren.

Weitere Tipps für eine gelungene persönliche E-Mail-Signatur:

• Nutzen Sie zwischen vier und sieben Zeilen. Die Signatur sollte ansprechend, aber übersichtlich sein. Zu viele Informationen lassen sie schnell überladen und unruhig wirken.

• Fassen Sie Inhalte zusammen, indem Sie Satzzeichen wie Doppelpunkte verwenden, um Informationen in einer Zeile zu trennen.

• Verzichten Sie auf inspirierende Zitate. Diese sind oft subjektiv, bieten keinen Mehrwert für die E-Mail und spiegeln nicht immer die Werte der Empfängerinnen und Empfänger wider.

• Wenn Sie HTML verwenden, testen Sie das Design gründlich in verschiedenen E-Mail-Clients, um sicherzustellen, dass es korrekt dargestellt wird.

• Verzichten Sie auf rechtliche Disclaimer. Diese sind nur erforderlich, wenn Sie im Namen eines Unternehmens kommunizieren.

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Anwendungsfälle für persönliche E-Mail-Signaturen

Ihre persönliche E-Mail-Signatur sollte nicht nur widerspiegeln, wer Sie beruflich sind, sondern auch etwas Persönliches über Sie vermitteln – vielleicht sogar mit einem Hauch Kreativität.

Sie könnten zum Beispiel ein Lieblingszitat aufnehmen oder mit Farben arbeiten, die zu Ihrem persönlichen Stil passen. Auch das Teilen eines wichtigen Erfolgs oder die Erwähnung eines besonderen Hobbys kann sinnvoll sein. Ein wenig Kreativität hilft dabei, sich abzuheben und Ihre E-Mails einprägsamer zu machen.

Jobsuche

Viele Menschen nutzen eine persönliche E-Mail-Signatur bei der Jobsuche. Sie bietet eine schnelle Möglichkeit, Kontaktdaten übersichtlich darzustellen, sodass Recruiter und potenzielle Arbeitgeber direkt wissen, wie sie Sie am besten erreichen können.

Zusätzlich kann ein LinkedIn-Icon eingebunden werden, damit Recruiter sich schnell einen Überblick über Ihren beruflichen Werdegang verschaffen können.

Studierenden-Signatur

Unabhängig davon, ob Sie gerade Ihr Studium beginnen oder es kürzlich abgeschlossen haben – eine E-Mail-Signatur für Studierende ist ein weiteres gutes Beispiel für den Einsatz einer persönlichen Signatur.

Ob bei der Kontaktaufnahme mit potenziellen Arbeitgebern für ein Sommerpraktikum oder beim Schreiben einer E-Mail im Rahmen einer Hausarbeit: Eine professionelle Studierenden-Signatur kann einen positiven Eindruck hinterlassen.

Freelancing

Persönliche E-Mail-Signaturen sind besonders hilfreich, wenn Sie als Freelancer neue Projekte suchen oder mit bestehenden Kontakten zusammenarbeiten.

Wenn Sie als Freelancer eine eigene Website oder ein Online-Portfolio haben, können Sie dieses ganz einfach in Ihrer E-Mail-Signatur verlinken. Das folgende Beispiel zeigt, wie das aussehen kann:

John Doe | Freelance-Grafikdesigner |
Website: www.johndoe.com | Telefon: +123456789 | LinkedIn Ideen in visuelle Realitäten verwandeln

In diesem Beispiel hat John seine grundlegenden Kontaktdaten angegeben, seine Expertise hervorgehoben („Freelance-Grafikdesigner“), sein LinkedIn-Profil als professionelles Netzwerk ergänzt und die Signatur mit einem kurzen Markenversprechen („Ideen in visuelle Realitäten verwandeln“) abgeschlossen, das prägnant für seine Positionierung steht.

Online-Content-Creator

Wenn Sie als Online-Content-Creator einen Blog betreiben oder einen YouTube-Kanal führen, nehmen Sie häufig Kontakt mit Marken auf, etwa für gesponserte Inhalte oder Kooperationen.

Mit einer persönlichen E-Mail-Signatur treten Sie dabei professionell und glaubwürdig auf. Gleichzeitig können Sie direkt auf Ihren Blog sowie Ihre Social-Media-Kanäle verlinken. Das folgende Beispiel zeigt, wie das aussehen kann:

Jane Smith | Lifestyle-Bloggerin und Influencerin | E-Mail: jane@blogname.com | Mein neuester Blogbeitrag | Instagram | „Feiere mit mir die kleinen Momente des Lebens.“ | Brand Ambassador für XYZ Company

In diesem Beispiel teilt Jane nicht nur ihre Hauptrolle als Bloggerin und Influencerin, sondern verlinkt auch direkt auf ihre aktuellen Inhalte sowie ihr professionelles Instagram-Profil. Das markenbezogene Zitat verleiht der Signatur eine persönliche Note, während der Hinweis auf ihre Rolle als Markenbotschafterin für XYZ Company ihre Position und Reichweite im Blogging-Umfeld unterstreicht.

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Zusammenfassung

Eine persönliche E-Mail-Signatur ist eine einfache, aber wirkungsvolle Möglichkeit, sich im täglichen E-Mail-Verkehr klar und professionell zu präsentieren. Ob bei Bewerbungen, im Studium, beim Freelancing oder beim Aufbau einer Online-Präsenz – eine passende Signatur hilft dabei, schnell zu vermitteln, wer Sie sind und wie Sie erreichbar sind, ganz ohne zusätzlichen Aufwand.

Ist sie kurz gehalten, relevant und gut strukturiert, unterstützt eine persönliche E-Mail-Signatur Ihre persönliche Marke und hinterlässt mit jeder versendeten Nachricht einen stärkeren, glaubwürdigeren Eindruck.

Die hier gezeigten Beispiele bieten eine gute Grundlage. Mit dem richtigen Einsatz lässt sich aus einer persönlichen E-Mail-Signatur jedoch noch deutlich mehr herausholen.

Weitere Informationen finden Sie in unseren Leitfäden rund um E-Mail-Signaturen.