Wie Exclaimer Zuverlässigkeit und Sicherheit im großen Maßstab gewährleistet

Jede E-Mail, die Ihr Unternehmen versendet, repräsentiert Ihre Marke, hat rechtliche Relevanz und muss konsistent sein. Im großen Maßstab bedeutet das: Ihr E-Mail-Signatur-Management-Tool muss zuverlässig, sicher und auf die Komplexität von Enterprise-Umgebungen ausgelegt sein.

Exclaimer fügt Signaturen automatisch und konsistent in Microsoft 365 und Google Workspace hinzu. Um dies ohne zusätzliches Risiko zu gewährleisten, wurde die Plattform von Grund auf auf Stabilität, Transparenz und sicheren Betrieb ausgelegt.

Dieser Artikel erläutert, wie Exclaimer Zuverlässigkeit und Sicherheit sicherstellt. Sie erfahren, wie der Service aufgebaut ist, wie Daten verarbeitet werden und welche Kontrollmechanismen Governance, Compliance und betriebliche Kontinuität unterstützen.

Behandelt werden unter anderem folgende Aspekte:

• Wie Exclaimer Signaturen anwendet, ohne E-Mail-Inhalte zu speichern

• Wo Daten gehostet werden und wie Datenresidenz gewährleistet wird

• Wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Systemisolierung umgesetzt sind

• Welche Zertifizierungen und Audits unsere Sicherheitsstandards bestätigen

• Wie hohe Verfügbarkeit sichergestellt und auf Ausfälle reagiert wird

Am Ende erhalten Sie eine fundierte Grundlage, um Exclaimer zu bewerten und einzuordnen, wie die Lösung in Ihre umfassende Strategie für digitale Kommunikations-Governance und Compliance passt.

Exclaimer Zuverlässigkeit und Sicherheit auf einen Blick

Exclaimer wurde entwickelt, um E-Mail-Signaturen zuverlässig, sicher und skalierbar bereitzustellen – auch in komplexen Enterprise-Umgebungen.

• Automatische Signatur-Anwendung ohne dauerhafte Speicherung von E-Mail-Inhalten

• Globale Cloud-Infrastruktur mit klar definierten Datenresidenz-Optionen

• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für Datenübertragung und -speicherung

• Strenge Zugriffskontrollen und rollenbasierte Berechtigungen

• Isolierte Systemarchitektur zur Minimierung von Risiken

• Zertifizierte Sicherheitsstandards und regelmäßige unabhängige Audits

• Hohe Verfügbarkeit durch redundante Infrastruktur und Disaster-Recovery-Konzepte

Diese Grundlagen ermöglichen es Unternehmen, E-Mail-Signaturen zentral zu steuern – ohne Kompromisse bei Sicherheit, Compliance oder Betriebskontinuität.

Hier ein kompakter Überblick darüber, wie Exclaimer Zuverlässigkeit und Sicherheit gewährleistet:

• Keine Speicherung von E-Mail-Inhalten. E-Mails werden während der Übertragung verarbeitet, um die korrekte Signatur anzuwenden, und anschließend zugestellt.

• Betrieb auf Microsoft Azure. Die Verarbeitung erfolgt in regionalen Rechenzentren, um Anforderungen an die Datenresidenz zu erfüllen.

• Regionale Datenverarbeitung. Kundendaten bleiben in der jeweiligen Region, um Compliance mit DSGVO, CCPA, HIPAA und vergleichbaren Vorschriften zu unterstützen.

• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Daten werden bei der Übertragung und im Ruhezustand mit etablierten Standardprotokollen verschlüsselt.

• Unabhängig zertifiziert. Exclaimer ist nach SOC 2 Type II, ISO 27001 und ISO 27018 zertifiziert.

• Auf hohe Verfügbarkeit ausgelegt. Active-Active-Infrastruktur und automatisches Failover sichern den kontinuierlichen Betrieb.

• Nachgewiesene Zuverlässigkeit. Exclaimer bietet eine Verfügbarkeit von 99,99 % – unterstützt durch umfassendes Monitoring und Systemredundanz.

Diese Maßnahmen unterstützen IT-Teams dabei, Governance, Compliance und Stabilität sicherzustellen – ohne zusätzliche Komplexität oder Risiken in der E-Mail-Umgebung.

Speichert Exclaimer E-Mail-Inhalte?

Nein. Exclaimer speichert keine E-Mail-Inhalte dauerhaft. E-Mails werden ausschließlich während der Übertragung verarbeitet, um die korrekte Signatur anzuwenden, und anschließend direkt an den vorgesehenen Empfänger zugestellt. Es erfolgt keine Archivierung oder langfristige Speicherung des Nachrichteninhalts.

Dieses Design ist bewusst gewählt. Es minimiert Risiken, reduziert potenzielle Angriffsflächen und verhindert, dass ein zweites System of Record entsteht.

So funktioniert die E-Mail-Verarbeitung

Wenn eine E-Mail gesendet wird, führt Exclaimer folgende Schritte aus:

• Prüft, welche Signatur angewendet werden soll

• Fügt die Signatur der Nachricht hinzu

• Übergibt die E-Mail unmittelbar zurück in den Mail-Flow

Zu keinem Zeitpunkt speichert Exclaimer Nachrichteninhalte, Anhänge oder den Verlauf einer Konversation.

Welche Daten werden gespeichert – und warum?

Zur Unterstützung von Performance und Fehleranalyse protokolliert Exclaimer für einen kurzen Zeitraum eingeschränkte Metadaten:

• Absender- und Empfängeradressen

• ID der angewendeten Signatur

Diese Protokolle enthalten keine Inhalte, Betreffzeilen oder Anhänge. Die Metadaten werden nach einem definierten, kurzen Aufbewahrungszeitraum automatisch gelöscht.

Warum das für IT und Security relevant ist

Die Verarbeitung von E-Mails im Arbeitsspeicher – ohne dauerhafte Inhalts-Speicherung – bedeutet:

• Geringeres Risiko im Falle eines Sicherheitsvorfalls

• Reduzierter Compliance-Umfang

• Kein zusätzliches Daten-Repository

• Ausrichtung an DSGVO und anderen Anforderungen zur Datenminimierung

Für IT- und Security-Teams ermöglicht dieser Ansatz eine zentrale Signatursteuerung, ohne die Angriffsfläche der E-Mail-Umgebung zu vergrößern.

Wie Exclaimer auf Microsoft Azure für Zuverlässigkeit und Skalierbarkeit aufgebaut ist

Exclaimer wird vollständig auf Microsoft Azure betrieben. Die Architektur nutzt regionale Hochverfügbarkeits-Infrastruktur, um Signaturen anzuwenden, ohne den Mail-Flow zu beeinträchtigen.

Azure ist eine Plattform, der IT-Teams weltweit beim Betrieb geschäftskritischer Services vertrauen. Exclaimer ist so konzipiert, dass die Lösung vollständig innerhalb der Microsoft-Cloud-Umgebung arbeitet. Dadurch werden E-Mails sicher und konsistent verarbeitet, ohne das Azure-Netzwerk zu verlassen.

Von Grund auf für Microsoft Azure optimiert

Der Exclaimer-Service ist speziell für Azure konzipiert und nicht nachträglich auf eine generische Cloud-Plattform angepasst.

Dieses Design ermöglicht:

• Regionale Bereitstellung entsprechend dem Kundenstandort

• Integrierte Skalierbarkeit bei wachsender Nutzerzahl und steigendem E-Mail-Volumen

• Konsistente Performance in globalen Umgebungen

Das Compliance-Framework von Microsoft Azure bildet die Grundlage dieser Infrastruktur und unterstützt regulatorische Anforderungen in verschiedenen Regionen und Branchen. Exclaimer ergänzt diese Kontrollen durch zusätzliche servicebezogene Sicherheitsmaßnahmen.

Hohe Verfügbarkeit und unterbrechungsfreier Mail-Flow

Die Zuverlässigkeit des E-Mail-Flows ist für IT-Teams nicht verhandelbar. Exclaimer stellt dies mit einem Active-Active-High-Availability-Cluster-(HAC)-Modell sicher.

Im regulären Betrieb:

• Werden E-Mails von gepaarten Azure-Rechenzentren innerhalb derselben Region verarbeitet

• Wird der Datenverkehr durch automatisches Load-Balancing verteilt

• Kann jedes Rechenzentrum bei Bedarf die vollständige regionale Last übernehmen

Wenn ein Azure-Rechenzentrum beeinträchtigt ist, wechselt Exclaimer die Verarbeitung automatisch auf das alternative Rechenzentrum. Dies erfolgt ohne manuelles Eingreifen und ohne Unterbrechung der E-Mail-Zustellung.

Load-Balancing und Fehlerbehandlung

Exclaimer nutzt Azure-natives Load-Balancing, um Risiken zu reduzieren und die Servicekontinuität sicherzustellen.

Zu den zentralen Elementen gehören:

• Automatisierte Verteilung des Datenverkehrs auf regionale Rechenzentren

• Kontinuierliche Synchronisierung der Mandantendaten innerhalb der Region

• Die Möglichkeit, ein Rechenzentrum bei Bedarf automatisch oder manuell aus der Verarbeitung zu nehmen

Dieser Ansatz minimiert Single Points of Failure und unterstützt das Ziel von Exclaimer, eine Serviceverfügbarkeit von 99,99 % zu erreichen.

Datenverarbeitung innerhalb regionaler Cluster

Alle für den Betrieb eines Exclaimer-Abonnements erforderlichen Daten werden sicher in Microsoft Azure gehostet.

Die Daten werden innerhalb eines High-Availability-Clusters in der vom Kunden festgelegten Region gespeichert. Das bedeutet:

• Datenresidenz ist systemseitig gewährleistet

• Kundendaten werden nicht außerhalb der zugewiesenen geografischen Region gespeichert

• Anforderungen gemäß DSGVO, CCPA und vergleichbaren Vorschriften werden unterstützt

Dazu zählen Konfigurationsdaten, Signaturvorlagen und Verzeichnisattribute. Inhalte von E-Mail-Nachrichten werden im Rahmen dieses Prozesses nicht gespeichert.

Sichere Verbindungen und Service-Härtung

Alle Verbindungen zum und innerhalb des Exclaimer-Services sind durch SSL-Zertifikate und TLS-Verschlüsselung abgesichert. Diese Verbindungen werden kontinuierlich überwacht, um aktuellen Cloud-Sicherheitsstandards zu entsprechen.

Bevor Updates bereitgestellt werden:

• Werden Änderungen von den Entwicklungs- und QA-Teams von Exclaimer erstellt und getestet

• Werden Services über das normale Nutzungsniveau hinaus einem Stresstest unterzogen

• Wird der Code auf Malware geprüft und mit nativen Azure-Antimalware-Tools verifiziert

Updates werden außerhalb der Geschäftszeiten in der jeweiligen Region ausgerollt, um betriebliche Auswirkungen zu minimieren.

Globale Verfügbarkeit – von Grund auf konzipiert

Exclaimer wird in 14 Microsoft-Azure-Rechenzentren weltweit betrieben, die paarweise nach Regionen organisiert sind.

Diese globale Infrastruktur ermöglicht es Exclaimer:

• Kundendaten innerhalb geografischer Grenzen zu halten

• Konsistente Performance über verschiedene Regionen hinweg bereitzustellen

• Sich gegen lokale Azure-Infrastrukturprobleme abzusichern

Jedes regionale Rechenzentrumspaar ist so ausgelegt, dass bei Bedarf eines der beiden Standorte die vollständige Last übernehmen kann und so die Servicekontinuität gewährleistet bleibt.

Welche Sicherheitszertifizierungen und Compliance-Standards erfüllt Exclaimer?

Exclaimer wird unabhängig geprüft und ist nach weltweit anerkannten Sicherheits- und Datenschutzstandards zertifiziert, darunter SOC 2 Type II, ISO 27001, ISO 27018 sowie die Microsoft 365 Certification.

Diese Zertifizierungen bestätigen, wie Exclaimer entwickelt, betrieben und gesteuert wird. Sie bieten eine externe Validierung dafür, dass Kontrollen in den Bereichen Sicherheit, Verfügbarkeit, Vertraulichkeit und Datenschutz nicht nur definiert, sondern in der Praxis konsequent umgesetzt werden.

SOC 2 Type II

Exclaimer verfügt über eine SOC 2 Type II-Bescheinigung, die bestätigt, dass die Systeme die Trust Services Criteria erfüllen:

• Sicherheit

• Verfügbarkeit

• Vertraulichkeit

Ein SOC 2 Type II-Bericht bewertet, wie Kontrollen über einen längeren Zeitraum hinweg funktionieren – nicht nur zu einem einzelnen Zeitpunkt. Damit wird belegt, dass die Schutzmaßnahmen von Exclaimer nicht nur definiert sind, sondern im laufenden Betrieb konsequent angewendet werden.

Innerhalb der Kategorie E-Mail-Signatur-Management ist Exclaimer derzeit der einzige Anbieter mit einer öffentlich bestätigten SOC 2 Type II-Bescheinigung. Dies unterstreicht die operative Reife, die erforderlich ist, um fortlaufende Audit-Anforderungen in einem globalen, cloudbasierten Service zu erfüllen.

Für Kunden in regulierten Umgebungen (z. B. HIPAA) bietet diese Bescheinigung eine unabhängige Bestätigung, dass Kontrollen zum Schutz von Daten, zur Zugriffskontrolle und zur Sicherstellung der Serviceverfügbarkeit wirksam sind.

ISO/IEC 27001

Exclaimer ist seit 2016 vom British Standards Institution (BSI) nach ISO/IEC 27001 zertifiziert. Dieser internationale Standard definiert, wie ein Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS) aufgebaut, betrieben, überwacht und kontinuierlich verbessert wird – über Menschen, Prozesse und Technologie hinweg.

Die Zertifizierung bedeutet, dass Exclaimer regelmäßigen unabhängigen Audits unterzogen wird, um die fortlaufende Einhaltung international anerkannter Sicherheitskontrollen zu bestätigen.

ISO/IEC 27018

Exclaimer ist zudem nach ISO/IEC 27018 zertifiziert – einer Erweiterung von ISO 27001 mit Schwerpunkt auf Datenschutz für personenbezogene Daten (PII) in Cloud-Services.

Dieser Standard führt zusätzliche Kontrollen ein für:

• Sichere Verarbeitung personenbezogener Daten

• Transparenz bei der Datennutzung

• Rechte im Zusammenhang mit der Verwendung personenbezogener Daten

Der Fokus von ISO 27018 trägt dazu bei, dass cloudbasierte Datenverarbeitung modernen Datenschutzanforderungen entspricht.

Microsoft 365 Certification

Exclaimer ist eine Microsoft 365 Certified-Anwendung und hat eine detaillierte Sicherheitsprüfung und ein Audit durch Microsoft durchlaufen.

Diese Zertifizierung bestätigt, dass:

• Die Anwendung sich sicher in Microsoft 365 integriert

• Die Datenverarbeitung den Sicherheitsanforderungen von Microsoft entspricht

• Der Service die Microsoft-Standards für Cloud-Anwendungen erfüllt

Für IT-Teams, die in Microsoft-Umgebungen arbeiten, schafft dies Vertrauen, dass Exclaimer innerhalb des Microsoft-Ökosystems geprüft und freigegeben wurde.

DSGVO und globale Datenschutzvorschriften

Exclaimer erfüllt die Anforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) vollständig und wird regelmäßig auditiert, um die fortlaufende Einhaltung sicherzustellen.

Für Kunden in der EU und im EWR gilt:

• Personenbezogene Daten werden in europäischen Rechenzentren verarbeitet

• Daten werden in Deutschland, den Niederlanden und Irland gehostet

• Es finden keine Datenübertragungen zwischen UK- und EU-/EWR-Umgebungen statt

Exclaimer orientiert sich zudem an weiteren globalen Datenschutzrahmenwerken, darunter:

• UK GDPR

• California Consumer Privacy Act (CCPA)

• HIPAA

• DIFC- und ADGM-Datenschutzvorschriften

Dieser regionale Ansatz unterstützt Organisationen mit strengen Anforderungen an Datensouveränität und Compliance.

Cyber Essentials

Exclaimer ist nach dem von der britischen Regierung unterstützten Cyber-Essentials-Programm zertifiziert, das vom National Cyber Security Centre (NCSC) verwaltet wird. Cyber Essentials bestätigt, dass grundlegende Cyberhygiene-Maßnahmen implementiert sind, um Systeme vor gängigen internetbasierten Bedrohungen zu schützen.

Diese Zertifizierung unterstreicht das praktische Engagement für grundlegende Sicherheitskontrollen und Widerstandsfähigkeit gegenüber Bedrohungen in cloudbasierten Services.

Cloud Security Alliance (CSA)

Die Cloud-Sicherheitskontrollen von Exclaimer werden im Rahmen des Cloud Security Alliance (CSA) STAR-Programms unabhängig bewertet. Dies stärkt die Transparenz hinsichtlich der Cloud-Sicherheitsarchitektur und entspricht den branchenüblichen Erwartungen an sichere SaaS-Lösungen.

PCI DSS und Zahlungssicherheit

Exclaimer wird vierteljährlich gemäß den Anforderungen des PCI DSS geprüft, um die sichere Abwicklung zahlungsbezogener Prozesse zu validieren.

Exclaimer speichert keine Kredit- oder Debitkartendaten.

Zahlungstransaktionen werden separat über ein PCI-konformes Zahlungsportal abgewickelt, das mit hochgradiger SSL-Verschlüsselung gesichert ist.

Dieser Ansatz reduziert potenzielle Risiken und minimiert den Umfang sensibler Daten, die von der Plattform verarbeitet werden.

Kontinuierlicher Schutz und Monitoring

Sicherheit und Datenschutz sind fest in die Betriebsprozesse von Exclaimer integriert, unter anderem durch:

• Regelmäßige Penetrationstests und Schwachstellen-Scans durch unabhängige Dritte

• Interne Sicherheitsschulungen für Teams

• Unabhängige Audits und Compliance-Bewertungen

• Ein nachweisliches „A“-Rating bei SecurityScorecard, das eine starke externe Sicherheitslage und ein geringes Schwachstellenrisiko widerspiegelt.

Was passiert, wenn es bei Exclaimer zu einem Ausfall kommt?

Die kurze Antwort lautet: Der E-Mail-Verkehr läuft weiter. Exclaimer ist so konzipiert, dass eine Serviceunterbrechung die Zustellung von E-Mails weder stoppt noch blockiert.

Zuverlässigkeit ist für jedes System, das in die E-Mail-Infrastruktur eingebunden ist, entscheidend. Exclaimer vermeidet Single Points of Failure und behandelt Störungen transparent – ohne dass IT-Teams oder Endnutzer eingreifen müssen.

Kontinuierliches Monitoring und automatisierte Reaktion

Der Exclaimer-Service wird 24/7/365 überwacht. Automatisierte Monitoring-Systeme erkennen Servicewarnungen in Echtzeit und lösen vordefinierte Eskalationsprozesse aus. Das primäre Ziel ist es, den unterbrechungsfreien Mail-Flow für alle Kunden sicherzustellen.

Wird in einem regionalen Rechenzentrum ein Problem erkannt, verlagert sich die Verarbeitung automatisch auf den alternativen Standort. Mandantendaten werden kontinuierlich synchronisiert, sodass die Servicekontinuität ohne manuelles Eingreifen gewährleistet bleibt.

Sobald das Problem behoben ist, läuft der Service normal weiter.

Keine Auswirkungen auf die E-Mail-Zustellung

Exclaimer wendet E-Mail-Signaturen während der Nachrichtenverarbeitung an. Die Lösung fungiert jedoch nicht als Mail Transfer Agent (MTA) und ersetzt nicht die native E-Mail-Zustellung von Microsoft 365 oder Google Workspace.

Das bedeutet:

• E-Mails werden nicht von Exclaimer in eine Warteschlange gestellt oder blockiert

• Die Zustellung erfolgt weiterhin über die zugrunde liegende E-Mail-Plattform

• Die Signatur-Anwendung wird automatisch fortgesetzt, sobald der Service vollständig verfügbar ist

So wird verhindert, dass Exclaimer zu einem Single Point of Failure in der E-Mail-Zustellung wird.

Anpassung an die Azure-Plattform

Die Entwicklungs- und QA-Teams von Exclaimer aktualisieren den Service kontinuierlich, um Änderungen in Microsoft Azure zu berücksichtigen.

Alle Updates werden vor der Bereitstellung entwickelt, getestet und validiert – einschließlich Stresstests über das normale Nutzungsniveau hinaus, um potenzielle Probleme frühzeitig zu vermeiden. Die kurze Antwort lautet: Der E-Mail-Verkehr läuft weiter. Exclaimer ist so konzipiert, dass eine Serviceunterbrechung die Zustellung von E-Mails weder stoppt noch blockiert.

Zuverlässigkeit ist für jedes System, das in die E-Mail-Infrastruktur eingebunden ist, entscheidend. Exclaimer vermeidet Single Points of Failure und behandelt Störungen transparent – ohne dass IT-Teams oder Endnutzer eingreifen müssen.

Kontinuierliches Monitoring und automatisierte Reaktion

Der Exclaimer-Service wird 24/7/365 überwacht. Automatisierte Monitoring-Systeme erkennen Servicewarnungen in Echtzeit und lösen vordefinierte Eskalationsprozesse aus. Das primäre Ziel ist es, den unterbrechungsfreien Mail-Flow für alle Kunden sicherzustellen.

Wird in einem regionalen Rechenzentrum ein Problem erkannt, verlagert sich die Verarbeitung automatisch auf den alternativen Standort. Mandantendaten werden kontinuierlich synchronisiert, sodass die Servicekontinuität ohne manuelles Eingreifen gewährleistet bleibt.

Sobald das Problem behoben ist, läuft der Service normal weiter.

Keine Auswirkungen auf die E-Mail-Zustellung

Exclaimer wendet E-Mail-Signaturen während der Nachrichtenverarbeitung an. Die Lösung fungiert jedoch nicht als Mail Transfer Agent (MTA) und ersetzt nicht die native E-Mail-Zustellung von Microsoft 365 oder Google Workspace.

Das bedeutet:

• E-Mails werden nicht von Exclaimer in eine Warteschlange gestellt oder blockiert

• Die Zustellung erfolgt weiterhin über die zugrunde liegende E-Mail-Plattform

• Die Signatur-Anwendung wird automatisch fortgesetzt, sobald der Service vollständig verfügbar ist

So wird verhindert, dass Exclaimer zu einem Single Point of Failure in der E-Mail-Zustellung wird.

Anpassung an die Azure-Plattform

Die Entwicklungs- und QA-Teams von Exclaimer aktualisieren den Service kontinuierlich, um Änderungen in Microsoft Azure zu berücksichtigen.

Alle Updates werden vor der Bereitstellung entwickelt, getestet und validiert – einschließlich Stresstests über das normale Nutzungsniveau hinaus, um potenzielle Probleme frühzeitig zu vermeiden.

Wie Exclaimer E-Mails sicher verarbeitet

E-Mails werden im Arbeitsspeicher verarbeitet, bei der Übertragung verschlüsselt und niemals dauerhaft gespeichert. Wenn eine E-Mail den Exclaimer-Service erreicht, wird sie ausschließlich dahingehend geprüft, ob eine Signatur angewendet werden soll und an welcher Stelle sie eingefügt werden muss.

Nachrichtenprüfung und Signatur-Anwendung

Während der Verarbeitung führt Exclaimer folgende Schritte aus:

• Prüfung von Absender, Empfänger und Betreffzeile

• Entscheidung, ob eine Signatur hinzugefügt oder ausgeschlossen werden soll

• Dekodierung des Nachrichtenformats (MIME oder TNEF), um die korrekte Platzierung zu bestimmen

Wird eine E-Mail im Rich-Text- oder Plain-Text-Format versendet, wird sie in HTML konvertiert, damit eine vollständige HTML-Signatur konsistent angewendet werden kann.

Absenderinformationen werden aus zwischengespeicherten Verzeichnisdaten (Entra ID (Azure AD) oder Google Directory) sowie aus genehmigten benutzerdefinierten Attributen abgerufen. Diese Daten werden in das zugewiesene Signaturdesign eingefügt, und die E-Mail wird an den Microsoft 365- oder Google-Workspace-Tenant zurückgegeben.

Zur Authentifizierung der korrekten Tenant-Zuordnung wird während dieses Prozesses ein eindeutiges Zertifikat verwendet.

Verschlüsselung und Datenschutz

Alle Daten, die zwischen Exclaimer und Microsoft 365 oder Google Workspace übertragen werden, sind mit einer asymmetrischen RSA-2048-Bit-Verschlüsselung in Kombination mit einem einmaligen symmetrischen AES-(Rijndael)-Sitzungsschlüssel gesichert.

AES ist der Advanced Encryption Standard, ausgewählt vom U.S. National Institute of Standards and Technology (NIST), und wird weltweit zum Schutz sensibler Daten bei der Übertragung eingesetzt.

Verschlüsselungsschlüssel werden über Zertifikate ausgegeben und verwaltet. Für die Ver- und Entschlüsselung kommen jeweils separate Schlüssel zum Einsatz.

Keine dauerhafte Speicherung von E-Mail-Inhalten

Exclaimer speichert keine E-Mails dauerhaft. Nachrichten werden im Arbeitsspeicher verarbeitet und nur für die Dauer der Signatur-Anwendung verschlüsselt gespeichert.

Für Support- und Fehleranalysezwecke protokolliert Exclaimer vorübergehend einen minimalen Satz an Metadaten für bis zu sieben Tage:

• Absenderadresse

• Empfängeradresse

• ID der angewendeten Signatur

Nachrichteninhalte, Betreffzeilen und Anhänge werden nicht gespeichert.

Verschlüsselte Nachrichten und Bypass-Verhalten

Ist eine E-Mail bereits verschlüsselt, bevor sie Exclaimer erreicht – beispielsweise durch S/MIME, Microsoft OME oder IRM – kann der Signatur-Service sie nicht verändern.

In diesen Fällen wird die Nachricht ohne Signaturverarbeitung weitergeleitet und unverändert zugestellt. Verschlüsselung und Datenschutz bleiben vollständig gewahrt.

Warum Zuverlässigkeit und Sicherheit für IT-Teams bei der Bewertung von Exclaimer entscheidend sind

Für IT-Teams sind E-Mail-Signaturen ein zentraler Bestandteil der kontrollierten, skalierbaren Steuerung ausgehender Kommunikation.

Exclaimer ist darauf ausgelegt, diese Verantwortung zu unterstützen, ohne zusätzliche Risiken einzuführen. Zuverlässigkeit stellt sicher, dass der Mail-Flow unter allen Bedingungen aufrechterhalten bleibt. Governance sorgt dafür, dass Branding, Disclaimer und Identität richtlinienkonform angewendet werden. Sicherheit gewährleistet, dass der Service innerhalb von Microsoft 365 oder Google Workspace geschützt betrieben wird.

Ebenso wichtig sind die klar definierten Grenzen von Exclaimer. Die Lösung ist kein Threat-Detection-Tool und ersetzt nicht Ihre bestehende Sicherheitsarchitektur. Stattdessen fungiert sie als kontrollierte Ebene zur Standardisierung von E-Mail-Signaturen – ohne Nachrichteninhalte zu speichern oder zu einer Abhängigkeit für die E-Mail-Zustellung zu werden.

Für Teams, die das Anbieterrisiko bewerten, bedeutet dies eine geringere Exposition:

• E-Mail verbleibt unter der Kontrolle Ihrer Mail-Plattform

• Signaturen werden zentral verwaltet

• Sicherheitspraktiken sind unabhängig geprüft

Diese Kombination aus Zuverlässigkeit, Richtlinienkontrolle und risikobewusstem Design macht Exclaimer zu einer vertrauenswürdigen Lösung für Unternehmen, die Skalierbarkeit ohne Kompromisse benötigen.

Exclaimer in Aktion erleben

Über Zuverlässigkeit und Sicherheit zu lesen ist das eine. Zu sehen, wie Exclaimer in Ihrer eigenen Umgebung funktioniert, ist etwas anderes.

Mit einer kostenlosen Testphase können Sie bewerten, wie Exclaimer Signaturen anwendet, Richtlinien durchsetzt und innerhalb von Microsoft 365 oder Google Workspace arbeitet – ohne den Mail-Flow zu verändern oder sich vorab zu verpflichten.

Sie können:

• Signaturen in einer Testumgebung bereitstellen

• Überprüfen, wie Daten verarbeitet werden und wo sie gehostet sind

• Zuverlässigkeit, Failover-Verhalten und Transparenz validieren

• Bewerten, wie Exclaimer in Ihr bestehendes Governance-Modell passt

Starten Sie eine kostenlose Testphase, um Exclaimer nach Ihren Anforderungen zu prüfen und zu sehen, wie zentrales E-Mail-Signatur-Management im Enterprise-Maßstab funktioniert.